Heizkostenabrechnung für Vermieter und Verwalter

Kaum ein Thema führt zu so vielen Auseinandersetzungen zwischen Mietern und Vermietern oder Verwaltern wie die jährliche Nebenkostenabrechnung. Und hier macht gerade die Heizkostenabrechnung den größten Teil aus. Gesetzliche Grundlage für die Erstellung einer Heizkostenrechnung stellt die Heizkostenverordnung dar (HKVO), in der genau geregelt ist, wie ein Vermieter die Heizkostenabrechnung erstellen muss, welche Kosten erfasst werden dürfen und wie sie aufzuteilen sind und auch, wie diese Abrechnung formal genau auszusehen hat.

Die Heizkostenverordnung – gesetzliche Grundlage der Heizkostenabrechnung

In Deutschland muss jede Heizkostenabrechnung gemäß den Regelungen der HKVO erstellt werden. Darin ist eine verbrauchsabhängige Abrechnung in allen Gebäuden festgelegt, die mit einer zentralen Heizung oder über Fernwärme mit Wärme versorgt werden.

Außerdem müssen in allen Wohnungen Erfassungssysteme (z.B. Wärmemengenzähler) installiert sein. Diese Pflicht trifft nicht nur Vermieter, sondern auch Verwalter in Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG).

In der HKVO ist detailliert geregelt, welche Kosten zu den Heizkosten zählen. Neben den reinen Brennstoffkosten etwa für Gas, Öl oder eben Fernwärme zählen auch Nebenkosten zu den Heizkosten. Zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören neben den Kosten für Schornsteinfeger oder Wartung auch die Kosten für die Erfassungsgeräte und die Erstellung der Heizkostenabrechnung.

Verschiedene Möglichkeiten für Vermieter oder Verwalter zur Erstellung der Heizkostenabrechnung

Es bleibt Vermietern und Verwaltern selbst überlassen, wie sie die Heizkostenabrechnung erstellen. Gleichzeitig muss jedoch jede Heizkostenabrechnung auch formal den Anforderungen der Heizkostenverordnung entsprechen. Außerdem müssen die Heizkosten einmal jährlich (nicht kalenderjährlich) abgerechnet werden. Diese Alternativen bieten sich Vermietern und Verwaltern:

1. Eine Möglichkeit für Vermieter und auch Verwalter in WEG ist, die Abrechnungen selbst zu erstellen. Dies ist jedoch die Methode, die für Vermieter am zeitaufwendigsten ist und die gleichzeitig auch für Fehler besonders anfällig ist, da leicht die eine oder andere Anforderung aus der HKVO übersehen wird. Aus diesem Grund entscheiden sich die meisten Vermieter und Verwalter auch für einen Auftrag an einen Messdienstleister.
2. Die zweite Methode, eine Heizkostenabrechnung erstellen zu lassen, indem Messdienstleister beauftragt werden, ist für Vermieter und Verwalter besonders komfortabel. Die beauftragten Dienstleistungsunternehmen übernehmen die komplette Abwicklung der Heizkostenabrechnung, genannt wird dies auch Sub-Metering.



Sie installieren die Erfassungsgeräte, lesen diese ab und erstellen danach eine Heizkostenabrechnung, die den Anforderungen der HKVO entspricht. Die (manchmal sehr hohen) Kosten für diese Dienstleistung dürfen laut HKVO auf die Mieter bzw. Eigentümer umgelegt werden.

3. Schließlich bietet sich als dritte Methode seit Kurzem eine weitere Möglichkeit, eine Heizkostenabrechnung zu erstellen. Ab 2027 müssen alle Erfassungsgeräte fernablesbar sein. Dies vereinfacht die Erstellung einer Heizkostenabrechnung. Im Internet finden sich Anbieter für eine Online-Heizkostenabrechnung.

Dabei übernehmen Vermieter oder Verwalter selbst die Aufgabe, die Verbrauchs- und Grunddaten in eine Software einzugeben, die anhand dieser Daten dann eine Heizkostenabrechnung erstellt, die auch den Anforderungen der HKVO entspricht. Diese Methode ist deutlich preiswerter als die Auslagerung an einen Dienstleister, ist aber für Vermieter und Verwalter auch aufwendiger.

Kosten der Heizkostenabrechnung

Laut Heizkostenverordnung dürfen Vermieter und Verwalter die Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung als Nebenkosten auf die Mieter bzw. Eigentümer in WEG umlegen. Wie hoch diese Kosten ausfallen, hängt unter anderem davon ab, wie die Heizkostenabrechnung erstellt wird. Am preiswertesten ist es, wenn Vermieter die Abrechnung selbst erstellen. Dann fallen für Mieter kaum Kosten an.

Deutlich teurer ist die Variante, die die meisten Vermieter und Verwalter wählen, nämlich einen sogenannten Messdienstleister zu beauftragen. Es gibt zahlreiche Unternehmen, die sogenannte Rundum-Sorglos-Pakete für Vermieter und Verwalter anbieten. Dabei fallen die Kosten je nach Anbieter und Region unterschiedlich hoch aus. Vermieter sind an das Wirtschaftlichkeitsgebot gebunden, danach dürfen die Kosten für die Messgeräte und das Ablesen nicht mehr als 15 % der Heizkosten betragen.

Dienstleister, die die Heizkostenabrechnung für Vermieter und Verwalter übernehmen

Es bieten viele Unternehmen Messdienstleistungen für Vermieter und Verwalter an. Neben teils nur regional arbeitenden und kleineren Anbietern gibt es einige große, bekannte Unternehmen. Die beiden größten sind die Firmen Techem und Ista, weitere bekannte Player sind Brunata, Kalorimeta und Minol. Diese fünf Unternehmen teilen sich einen Marktanteil von insgesamt rund 70 %.

Das Angebot für Vermieter und Verwalter der genannten Unternehmen beschränkt sich dabei nicht auf die Erstellung der Heizkostenabrechnung, weitere Angebote sind oft die Erstellung von Energieausweisen oder auch die Verwaltung von Rauchwarnmeldern.

Hier ein kurzer Überblick über die Angebote der genannten fünf Anbieter:

• Brunata
  Die Brunata-Metrona-Gruppe umfasst vier eigenständige GmbH, die über Standorte in ganz Deutschland verteilt sind. Das Unternehmen bietet für Vermieter und Verwalter nicht nur die Erstellung von Heizkostenabrechnungen inklusive (Fern-)Ablesung, sondern vertreibt auch Messgeräte wie Wärme- und Wasserzähler sowie Rauchmelder. Zum Angebot gehören neben einem Rauchmelderservice auch Energy Contracting und die Überprüfung des Trinkwassers auf Legionellen.
• Ista
  Ista ist einer der größten Messdienstleister auf dem deutschen Markt. Das Unternehmen ist nicht nur in Deutschland aktiv, sondern weltweit tätig, es beschäftigt um die 6000 Mitarbeiter und hat seinen Stammsitz in Essen. Das Portfolio von Ista umfasst neben der Erstellung der Heizkostenabrechnung und der Verbrauchsmessung auch die komplette Erstellung von Nebenkostenabrechnungen für Vermieter und Verwalter. Auch wird die Erstellung einer getrennten (Warm)Wasserabrechnung angeboten. Zudem werden auch Rauchwarnmelderservice und die Trinkwasseranalyse entsprechend der Trinkwasseranalyse übernommen. Außerdem bietet Ista die Ausstellung von Energieausweisen an. Darüber hinaus gibt es besondere Lösungen für Gewerbe und Industrie.
• Kalorimeta
  Die Kalorimeta gehört zur Noventic Group und ist deutschlandweit tätig. Auch bei dem unter dem Namen Kalo laufenden Dienstleister umfasst das Portfolio neben der Heizkostenabrechnung auch die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen. Darüber hinaus bietet Kalo einen Rauchwarnmelderservice sowie die Erstellung von Energieausweisen an.
• Minol
  Das in Leinfelden-Echterdingen bei Stuttgart ansässige Familienunternehmen ist nicht nur deutschlandweit aktiv. Obwohl der Name Minol Brunata lautet, besteht keine Verbindung zur Brunata-Metrona Gruppe. Zum Angebot von Minol-Brunata gehören die üblichen wohnungswirtschaftlichen Dienstleistungen wie die Erstellung der Heizkostenabrechnung sowie die Rauchwarnmelderservices, die Erstellung von Energieausweisen sowie die Trinkwasseranalyse auf Legionellen.
• Techem
  Techem ist neben Ista einer der großen Player im Sub-Metering-Markt mit Sitz in Eschborn. Mit rund 3500 Mitarbeitern bietet Techem seine Dienstleistungen in 20 europäischen Ländern und in Asien sowie Brasilien an. Das Portfolio von Techem entspricht dem üblichen Angebot der Branche: Die Erstellung der Heizkostenabrechnung und kompletter Nebenkostenabrechnungen für Vermieter und Verwalter sowie Rauchwarnmelder-Service, die Trinkwasseranalyse und die Erstellung von Energieausweisen.

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Fazit

Die Erstellung von Heizkostenabrechnungen ist gesetzlich hinsichtlich genau geregelt. Wenn Vermieter oder Verwalter die Vorgaben nicht exakt erfüllen, so laufen sie Gefahr, dass die gesamte Abrechnung durch die Mieter gekürzt werden darf. Sogenannte Sub-Metering Unternehmen oder auch Messdienstleister bieten die Erstellung von Heizkostenabrechnungen für Vermieter und Verwalter an und bieten auch die Gewähr, dass diese den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Da die Kosten für diese Dienstleistungen auf die Mieter umgelegt werden kann, ist die Beauftragung von Messdienstleistern für Vermieter ausgesprochen attraktiv. Vermieter sind dabei jedoch dem Wirtschaftlichkeitsgebot verpflichtet und sollten darauf achten, dass die Kosten für die Heizkostenabrechnung nicht unnötig hoch ausfallen.

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