Kaum ein Thema führt zu so vielen Auseinandersetzungen zwischen Mietern und Vermietern oder Verwaltern wie die jährliche Nebenkostenabrechnung. Und hier macht gerade die Heizkostenabrechnung den größten Teil aus. Gesetzliche Grundlage für die Erstellung einer Heizkostenrechnung stellt die Heizkostenverordnung dar (HKVO), in der genau geregelt ist, wie ein Vermieter die Heizkostenabrechnung erstellen muss, welche Kosten erfasst werden dürfen und wie sie aufzuteilen sind und auch, wie diese Abrechnung formal genau auszusehen hat.
Heizkostenabrechnung erstellen: das Wichtigste für Vermieter & Verwalter
- Pflicht: Heiz- und Warmwasserkosten müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden — 50 bis 70 % nach Verbrauch, der Rest nach Wohnfläche.
- Die meisten lagern an einen Messdienstleister aus; dessen Kosten sind umlagefähig, aber ans Wirtschaftlichkeitsgebot gebunden.
- Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, dürfen Mieter ihren Wärme- und Warmwasser-Anteil um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV).
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Die Heizkostenverordnung – gesetzliche Grundlage der Heizkostenabrechnung
In Deutschland muss jede Heizkostenabrechnung gemäß den Regelungen der HKVO erstellt werden. Darin ist eine verbrauchsabhängige Abrechnung in allen Gebäuden festgelegt, die mit einer zentralen Heizung oder über Fernwärme mit Wärme versorgt werden.
Grundsätzlich muss der anteilige Wärme- und Warmwasserverbrauch der Nutzer mit geeigneter Ausstattung erfasst werden, etwa mit Wärmezählern, Heizkostenverteilern oder Warmwasserzählern. Die HeizkostenV gilt auch im Wohnungseigentum; Ausnahmen gibt es unter anderem bei unverhältnismäßigem Aufwand oder unbilliger Härte (§ 11 HeizkostenV).
In der HKVO ist detailliert geregelt, welche Kosten zu den Heizkosten zählen. Neben den reinen Brennstoffkosten etwa für Gas, Öl oder eben Fernwärme zählen auch Nebenkosten zu den Heizkosten. Zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören neben den Kosten für Schornsteinfeger oder Wartung auch die Kosten für die Erfassungsgeräte und die Erstellung der Heizkostenabrechnung.
Verschiedene Möglichkeiten für Vermieter oder Verwalter zur Erstellung der Heizkostenabrechnung
Es bleibt Vermietern und Verwaltern selbst überlassen, wie sie die Heizkostenabrechnung erstellen. Gleichzeitig muss jedoch jede Heizkostenabrechnung auch formal den Anforderungen der Heizkostenverordnung entsprechen. Außerdem müssen die Heizkosten einmal jährlich (nicht kalenderjährlich) abgerechnet werden; bei Wohnraummiete muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 BGB). Diese Alternativen bieten sich Vermietern und Verwaltern:
- Eine Möglichkeit für Vermieter und auch Verwalter in WEG ist, die Abrechnungen selbst zu erstellen. Dies ist jedoch die Methode, die für Vermieter am zeitaufwendigsten ist und die gleichzeitig auch für Fehler besonders anfällig ist, da leicht die eine oder andere Anforderung aus der HKVO übersehen wird. Aus diesem Grund entscheiden sich die meisten Vermieter und Verwalter auch für einen Auftrag an einen Messdienstleister.
- Die zweite Methode, eine Heizkostenabrechnung erstellen zu lassen, indem Messdienstleister beauftragt werden, ist für Vermieter und Verwalter besonders komfortabel. Die beauftragten Dienstleistungsunternehmen übernehmen die komplette Abwicklung der Heizkostenabrechnung, genannt wird dies auch Sub-Metering. Sie installieren die Erfassungsgeräte, lesen diese ab und erstellen danach eine Heizkostenabrechnung, die den Anforderungen der HKVO entspricht. Die (manchmal sehr hohen) Kosten für diese Dienstleistung dürfen laut HKVO auf die Mieter bzw. Eigentümer umgelegt werden.
- Schließlich bietet sich als dritte Methode eine weitere Möglichkeit, eine Heizkostenabrechnung zu erstellen. Nicht fernablesbare Bestandsgeräte müssen grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 fernablesbar nachgerüstet oder ersetzt werden; seit dem 1. Dezember 2021 neu installierte Ausstattung muss grundsätzlich fernablesbar sein. Ausnahmen gelten etwa, wenn Nachrüstung oder Austausch technisch nicht möglich sind, einen unangemessenen Aufwand verursachen oder zu unbilliger Härte führen (§ 5 Abs. 2, 3 HeizkostenV). Das vereinfacht die Erstellung einer Heizkostenabrechnung. Im Internet finden sich Anbieter für eine Online-Heizkostenabrechnung.
Drei Wege zur Heizkostenabrechnung im Vergleich
| Weg | Aufwand für Sie | Kosten | Fehlerrisiko |
|---|---|---|---|
| Selbst erstellen | hoch — alle HKVO-Vorgaben selbst beachten | sehr gering, kaum auf Mieter umlegbar | hoch — Formfehler führen zu Kürzungen |
| Messdienstleister (Sub-Metering) | gering — Rundum-Service | höher, aber umlagefähig (Wirtschaftlichkeitsgebot) | gering — Routine wird ausgelagert, Ergebnis bleibt prüfpflichtig |
| Online-Software | mittel — Daten selbst eingeben | günstiger; umlagefähig sind nur Erfassungs- und Abrechnungsanteile, keine allgemeine Verwaltung | mittel — abhängig von der Software |
Für die meisten Vermieter und Verwalter ist der Messdienstleister der bequemste Weg; wer Zeit investiert, spart mit Selbst- oder Online-Erstellung die umlagefähigen Servicekosten.
Dabei übernehmen Vermieter oder Verwalter selbst die Aufgabe, die Verbrauchs- und Grunddaten in eine Software einzugeben, die anhand dieser Daten dann eine Heizkostenabrechnung erstellt, die auch den Anforderungen der HKVO entspricht. Diese Methode ist deutlich preiswerter als die Auslagerung an einen Dienstleister, ist aber für Vermieter und Verwalter auch aufwendiger.
Kosten der Heizkostenabrechnung
Laut Heizkostenverordnung dürfen Vermieter und Verwalter die Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung als Nebenkosten auf die Mieter bzw. Eigentümer in WEG umlegen. Wie hoch diese Kosten ausfallen, hängt unter anderem davon ab, wie die Heizkostenabrechnung erstellt wird. Am preiswertesten ist es, wenn Vermieter die Abrechnung selbst erstellen. Dann fallen für Mieter kaum Kosten an.
Deutlich teurer ist die Variante, die die meisten Vermieter und Verwalter wählen, nämlich einen sogenannten Messdienstleister zu beauftragen. Es gibt zahlreiche Unternehmen, die sogenannte Rundum-Sorglos-Pakete für Vermieter und Verwalter anbieten. Dabei fallen die Kosten je nach Anbieter und Region unterschiedlich hoch aus. Vermieter sind an das Wirtschaftlichkeitsgebot gebunden: Verbraucherberatungen nennen 15 % der Heizkosten als Orientierung, ab der Mess- und Ablesekosten kritisch geprüft werden sollten. Die 15-Prozent-Marke steht nicht als feste Obergrenze in der Heizkostenverordnung; § 556 BGB regelt das Betriebskosten- und Abrechnungsverhältnis, enthält aber selbst keine solche Prozentgrenze.
Pflichten und Kürzungsrechte bei der Heizkostenabrechnung
Dienstleister, die die Heizkostenabrechnung für Vermieter und Verwalter übernehmen
Es bieten viele Unternehmen Messdienstleistungen für Vermieter und Verwalter an. Neben teils nur regional arbeitenden und kleineren Anbietern gibt es einige große, bekannte Unternehmen. Die beiden größten sind die Firmen Techem und Ista, weitere bekannte Player sind Brunata, Kalorimeta und Minol. Nach der Sektoruntersuchung Submetering des Bundeskartellamts (Abschlussbericht 2017, Datenbasis 2014; eine neuere amtliche Erhebung liegt nicht vor) entfielen auf die größten fünf Anbieter insgesamt über 70 % des Marktvolumens; als historische Marktstruktur-Einordnung ist das aussagekräftig, aber kein aktuelles Ranking.
Das Angebot für Vermieter und Verwalter der genannten Unternehmen beschränkt sich dabei nicht auf die Erstellung der Heizkostenabrechnung, weitere Angebote sind oft die Erstellung von Energieausweisen oder auch die Verwaltung von Rauchwarnmeldern.
Hier ein kurzer Überblick über die Angebote der genannten fünf Anbieter:
- Brunata
Die BRUNATA-METRONA-Gruppe besteht nach eigener Darstellung aus drei eigenständigen Unternehmen mit Standorten in Deutschland. Das Unternehmen bietet für Vermieter und Verwalter nicht nur die Erstellung von Heizkostenabrechnungen inklusive (Fern-)Ablesung, sondern vertreibt auch Messgeräte wie Wärme- und Wasserzähler sowie Rauchmelder. Zum Angebot gehören neben einem Rauchmelderservice auch Energy Contracting und die Überprüfung des Trinkwassers auf Legionellen. - Ista
Ista ist einer der größten Messdienstleister auf dem deutschen Markt. Das Unternehmen ist nicht nur in Deutschland aktiv, sondern weltweit tätig und hat seinen Stammsitz in Essen. Das Portfolio von Ista umfasst neben der Erstellung der Heizkostenabrechnung und der Verbrauchsmessung auch die komplette Erstellung von Nebenkostenabrechnungen für Vermieter und Verwalter. Auch wird die Erstellung einer getrennten (Warm)Wasserabrechnung angeboten. Zudem werden auch Rauchwarnmelderservice und die Trinkwasseranalyse übernommen. Außerdem bietet Ista die Ausstellung von Energieausweisen an. Darüber hinaus gibt es besondere Lösungen für Gewerbe und Industrie. - Kalorimeta
Die Kalorimeta gehört zur Noventic Group und ist deutschlandweit tätig. Auch bei dem unter dem Namen Kalo laufenden Dienstleister umfasst das Portfolio neben der Heizkostenabrechnung auch die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen. Darüber hinaus bietet Kalo einen Rauchwarnmelderservice sowie die Erstellung von Energieausweisen an. - Minol
Das in Leinfelden-Echterdingen bei Stuttgart ansässige Familienunternehmen ist nicht nur deutschlandweit aktiv. Obwohl der Name Minol Brunata lautet, besteht keine Verbindung zur Brunata-Metrona Gruppe. Zum Angebot von Minol-Brunata gehören die üblichen wohnungswirtschaftlichen Dienstleistungen wie die Erstellung der Heizkostenabrechnung sowie die Rauchwarnmelderservices, die Erstellung von Energieausweisen sowie die Trinkwasseranalyse auf Legionellen. - Techem
Techem ist neben Ista einer der großen Player im Sub-Metering-Markt mit Sitz in Eschborn. Techem bietet seine Dienstleistungen in zahlreichen Ländern an. Das Portfolio von Techem entspricht dem üblichen Angebot der Branche: Die Erstellung der Heizkostenabrechnung und kompletter Nebenkostenabrechnungen für Vermieter und Verwalter sowie Rauchwarnmelder-Service, die Trinkwasseranalyse und die Erstellung von Energieausweisen.
Fazit
Die Erstellung von Heizkostenabrechnungen ist gesetzlich genau geregelt. Wenn Vermieter oder Verwalter die Vorgaben nicht exakt erfüllen, drohen Kürzungen: Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, dürfen Mieter ihren Wärme- und Warmwasser-Anteil um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV); fehlt die fernablesbare Ausstattung pflichtwidrig oder bleibt die monatliche Verbrauchsinformation aus, kann ein Kürzungsrecht von 3 % bestehen. Sogenannte Sub-Metering-Unternehmen oder Messdienstleister bieten die Erstellung von Heizkostenabrechnungen für Vermieter und Verwalter an und können dabei helfen, die gesetzlichen Vorgaben umzusetzen; Vermieter und WEG-Verwaltungen sollten die Abrechnung dennoch prüfen. Da die Kosten für diese Dienstleistung auf die Mieter umgelegt werden können, ist die Beauftragung für Vermieter attraktiv. Vermieter sind dabei jedoch dem Wirtschaftlichkeitsgebot verpflichtet und sollten darauf achten, dass die Kosten für die Heizkostenabrechnung nicht unnötig hoch ausfallen.
Viele Mieter in Deutschland kennen das Prozedere: Normalerweise einmal jährlich kommt der Messdienstleister in die eigene Wohnung und liest den… weiterlesen
