Heizkostenabrechnung: So erkennen Sie häufige Fehler in der Abrechnung
Viele Heizkostenabrechnungen sind fehlerhaft oder zumindest klärungsbedürftig. Eine Marktwächter-Auswertung der Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz prüfte 1.046 Heizkostenabrechnungen aus den Jahren 2011 bis 2017; mehr als zwei Drittel waren fehlerhaft oder klärungsbedürftig.
Das Wichtigste in Kürze
- Etwa jede zweite geprüfte Abrechnung weist Fehler auf — Belegeinsicht ist nach § 259 BGB jederzeit möglich.
- Pflichtangaben nach § 6a HeizkostenV: Energiemix, Steuern, Vergleichswerte und Hinweise auf Verbraucherorganisationen müssen mitgeliefert werden.
- Einwände gegen eine Heizkostenabrechnung müssen innerhalb von 12 Monaten nach Zugang erhoben werden (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB).
Angesichts hoher Heizkosten sollten Mieter ihre Heizkostenabrechnung genau prüfen. Je nach Fehler gibt es unterschiedliche Rechte: Wird entgegen der Heizkostenverordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, können Nutzer den betroffenen Kostenanteil nach § 12 HeizkostenV um 15 % kürzen. Fehlen fernablesbare Messgeräte trotz Pflicht oder werden Informationen nach § 6a HeizkostenV beziehungsweise Angaben zur CO2-Kostenaufteilung nicht vollständig ausgewiesen, kommt ein Kürzungsrecht von 3 % in Betracht. Fehlerhaft oder zu hoch angesetzte Positionen müssen nicht ungeprüft akzeptiert werden; bei Unsicherheit sollte die Abrechnung fachkundig geprüft werden.
Wichtig: Einwendungen gegen die Abrechnung können Mieter nach § 556 Abs. 3 BGB bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Aus Beweisgründen sollte der Widerspruch konkret formuliert und nachweisbar verschickt werden, etwa per Fax mit Sendebericht oder Einwurfeinschreiben. Verlangen Vermieter die Nachzahlung schon vorher, kann eine Zahlung unter Vorbehalt sinnvoll sein; bei fehlender Belegeinsicht oder klar beanstandeten Positionen kommt im Einzelfall auch ein Zurückbehaltungsrecht beziehungsweise die Zahlung nur des unstrittigen Teils in Betracht.
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Wie sollte eine Heizkostenabrechnung aussehen?
Wer Fehler in seiner Heizkostenabrechnung erkennen will, muss natürlich zunächst genau wissen, welche Informationen in die Abrechnung hineingehören. Die Grundlage hierfür legt die Heizkostenverordnung.
Seit dem 1.12.2021 gilt die novellierte Heizkostenverordnung. Für Abrechnungszeiträume, die ab diesem Datum beginnen, müssen nach § 6a HeizkostenV zusammen mit der Abrechnung zusätzliche Informationen zugänglich gemacht werden, sofern die Abrechnung auf tatsächlichem Verbrauch oder Ablesewerten beruht. Dazu gehören insbesondere:
- Informationen über den Anteil der eingesetzten Energieträger; bei Fernwärme zusätzlich Angaben zu jährlichen Treibhausgasemissionen und zum Primärenergiefaktor des Fernwärmenetzes
- erhobene Steuern, Abgaben und Zölle
- Entgelte beziehungsweise Kosten für Gebrauchsüberlassung, Verwendung und Eichung der Erfassungsgeräte sowie für Ablesung und Abrechnung
- Kontaktinformationen zu Verbraucherorganisationen, Energieagenturen oder ähnlichen Einrichtungen
- bei Verbraucherverträgen Informationen zur Möglichkeit von Streitbeilegungsverfahren
- ein Vergleich mit dem Verbrauch eines normierten oder ermittelten Durchschnittsnutzers derselben Nutzerkategorie
- ein grafischer Vergleich des witterungsbereinigten Energieverbrauchs mit dem vorhergehenden Abrechnungszeitraum
Zusätzlich müssen bei CO2-pflichtigen Brennstoffen für Abrechnungszeiträume ab dem 1.1.2023 nach § 7 CO2KostAufG der auf den Mieter entfallende Anteil an den Kohlendioxidkosten, die Einstufung des Gebäudes oder der Wohnung und die Berechnungsgrundlagen ausgewiesen werden.
Weitere Anforderungen an die Heizkostenabrechnung
Aus der Heizkostenabrechnung sollten außerdem der Verteilschlüssel, die genaue Abrechnungsperiode, eine nachvollziehbare Aufteilung der Warmwasserkosten und die Heiznebenkosten ersichtlich sein. Wichtig ist, dass die Abrechnung für Mieter verständlich und rechnerisch nachvollziehbar bleibt.
Oben sind die inhaltlichen Anforderungen genannt, die eine Heizkostenabrechnung erfüllen muss. Formale Anforderungen an die Heizkosten sind definiert durch die Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit durch die Mieter.
Meist steht an oberster Stelle der Heizkostenabrechnung neben dem Abrechnungszeitraum die gesamten Kosten und die bereits gezahlten Beträge sowie ein sich daraus ergebendes Guthaben oder eine Nachzahlung durch den Mieter.
Wo verstecken sich häufig Fehler?
Leider sind sehr viele Heizkostenabrechnung fehlerhaft. Jeder sollte die Heizkostenabrechnung deshalb sorgfältig prüfen.
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Pflicht-Prüfung — geht der Reihe nach
Was tun bei Fehler — 5 Schritte: 1. Fehler markieren und schriftlich notieren. 2. Belegeinsicht beim Vermieter verlangen. 3. Schriftlich widersprechen — Einwendungen müssen innerhalb von 12 Monaten nach Zugang erfolgen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). 4. Unstrittigen Teil zahlen, strittigen Teil unter Vorbehalt klären. 5. Bei Bedarf Mieterverein oder Verbraucherzentrale einschalten. Keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Am sinnvollsten ist es, auf die Punkte mit den häufigsten Fehlern genau zu achten:
- Abrechnungszeitraum: Dieser muss korrekt angegeben sein; in der Regel wird jährlich abgerechnet und der Zeitraum sollte nahtlos an die vorherige Abrechnung anschließen. Bei Ein- oder Auszug zahlen Mieter aber nur für ihren tatsächlichen Nutzungszeitraum.
- Abrechnungsfrist: Die Heizkostenabrechnung muss spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden.
- Verteilschlüssel: Den Umlageschlüssel finden Sie in der Regel im Mietvertrag oder in einer wirksamen Mitteilung zur Änderung für künftige Abrechnungszeiträume. Üblich sind nach HeizkostenV 50 bis 70 % nach erfasstem Verbrauch; der Rest wird nach Wohn- oder Nutzfläche beziehungsweise nach umbautem Raum verteilt. Ändern sich die Anteile gegenüber dem Vorjahr erheblich, sollten Sie Belege und Erläuterungen anfordern: Ist tatsächlich mehr Energie verbraucht worden (z.B. weil mehr Personen im Haushalt wohnen oder weil besonders viel Homeoffice gemacht wurde)? Wenn nicht: Nachfragen!
- Einkaufskosten für Energie: Sind die Kosten plausibel? Gerade bei Öl, Flüssiggas oder Pellets sollten Anfangs- und Restbestände sowie die einzelnen Lieferrechnungen geprüft werden; bei mehreren Lieferungen mit unterschiedlichen Preisen ist die Berechnung ohne Belege kaum sicher nachvollziehbar.
- Vorauszahlungen korrekt angegeben: Sind alle Vorauszahlungen richtig berücksichtigt? Hier lohnt ein Blick und das Nachrechnen.
- Keine Reparaturkosten bei den Heiznebenkosten: Heiznebenkosten sind als besonderer Posten in der Heizkostenabrechnung aufgeführt. Hier dürfen keine Reparaturkosten aufgeführt sein, diese gehen zu Lasten des Vermieters.
- Leerstehende Wohnung: Sollte im Gebäude eine Wohnung – auch nur für wenige Wochen – leerstehen, so dürfen Vermieter die darauf entfallenden Kosten nicht auf die anderen Mieter umlegen, sondern müssen sie selbst tragen.
- Verbrauchswerte okay? Es ist empfehlenswert, die Werte auf den Wärmemengenzählern oder den Heizkostenverteilern monatlich zu notieren. Damit kann nicht nur nachempfunden werden, wie der Verbrauch sich in den einzelnen Monaten entwickelt, man hat auch Kontrollwerte zur Hand, falls die Abrechnung fehlerhaft erscheint. Dies geht natürlich immer nur im Voraus.
Fazit
Die Heizkostenabrechnung kommt jährlich und ist mit allen Informationen sehr umfangreich. Manche Heizkostenabrechnung enthalten jedoch Fehler. Deshalb sollte jeder Mieter sich ein wenig Zeit nehmen und die Heizkostenabrechnung überprüfen. Wichtig dabei ist: Enthält die Heizkostenabrechnung alle notwendigen Informationen und stimmen die Zahlen?
Außerdem gilt immer: Bei Unklarheiten am besten das Gespräch mit dem Vermieter suchen und, wenn das nicht hilft, sich gegebenenfalls an einen Mieterverein oder die Verbraucherzentralen wenden.
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