Heizkostenabrechnung FAQ

Heizkostenabrechnung – Häufige Fragen

Viele Mieter in Mehrfamilienhäusern erhalten einmal jährlich eine Heizkostenabrechnung, mit der der die Kosten für Warmwasser und die Heizung abgerechnet werden. Diese Heizkostenabrechnung wirft jedoch bei vielen Leuten Fragen auf:

Das Wichtigste in Kürze

• Vermieter müssen die Heizkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums vorlegen.
• Bei fernablesbaren Messgeräten haben Mieter Anspruch auf monatliche Verbrauchsinformation (§ 6a HeizkostenV).
• Belege müssen auf Verlangen eingesehen werden — bei Zweifeln: Nachzahlung unter Vorbehalt leisten.

• Warum zahlt mein Nachbar weniger?
• Im vorherigen Jahr habe ich eine Rückzahlung erhalten. Warum in diesem Jahr nicht?
• Warum muss ich diesmal nachzahlen, obwohl meine monatlichen Vorauszahlungen angehoben wurden?
• Trotz sparsameren Heizens muss ich in diesem Jahr mehr zahlen als im Letzten. Warum?

Häufige Fragen zur Heizkostenabrechnung

• Inwiefern ist der Abrechnungszeitraum relevant?
• Wie können die Energiekosten überprüft werden?
• Welche weiteren Angaben sollten bei der Abrechnung nicht fehlen?
• Was muss ein Mieter an Nebenkosten bei der Heizkostenabrechnung begleichen
• Müssen die Kosten für die Warmwasserbereitung gesondert ausgewiesen werden?
• Wie werden die Kosten auf die unterschiedlichen Wohnbereiche verteilt?
• Wie hoch ist der Anteil an den Gesamtkosten, der auf die Mieter umgelegt werden darf?
• Wie werden die verbrauchsabhängigen Kosten erfasst?
• Wann werden die Messgeräte abgelesen?
• Wie kann das Ergebnis der Ablesung kontrolliert werden?
• Muss der Mieter für Gemeinschaftsräume zahlen?
• Was passiert, wenn die Geräte zur Messung ganz oder teilweise ausfallen?
• Was passiert, wenn der Vermieter nicht verbrauchsabhängig abrechnet?
• Was muss beim Vergleich mit den Nachbarn oder mit der Vorjahresrechnung beachtet werden?

Die Heizkostenabrechnung wird oft nicht verstanden. Und sie wird meist gar nicht kontrolliert, sofern eine Rückerstattung vorliegt. Auch das ist ein Fehler. Eine Überprüfung ist ratsam, denn die rechtlichen Vorgaben für die Heizkostenabrechnung sind eindeutig, aber bisweilen kompliziert. Deshalb sollen hier die wichtigsten Fragen beantwortet werden.

Bei Öl-, Gas- und vielen Fernwärmeabrechnungen sollten Mieter außerdem die CO₂-Kostenaufteilung prüfen. Für Abrechnungszeiträume, die am oder nach dem 1. Januar 2023 beginnen, muss der Vermieter nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz den Mieteranteil, die Einstufung des Gebäudes oder der Wohnung und die Berechnungsgrundlagen in der Heizkostenabrechnung ausweisen.

Inwiefern ist der Abrechnungszeitraum relevant?

Erstmal ist wichtig, dass dieser Zeitraum auf der Rechnung überhaupt angegeben ist. Ohne diese Angabe kann eine genaue Überprüfung gar nicht stattfinden. Es sollte bspw. so aussehen:

• Abrechnungszeitraum vom 01.08.2021 – 31.07.2022

Wenn diese Information vorliegt, sollte zunächst überprüft werden, ob der Zeitraum taggenau an den Zeitraum der letzten Abrechnung anknüpft. Lücken, Überschneidungen oder ein zu langer Abrechnungszeitraum können die Prüfung erschweren und für Mieter nachteilig sein. Über Betriebskostenvorauszahlungen ist grundsätzlich jährlich abzurechnen; deshalb ist ein Zwölf-Monats-Zeitraum der Regelfall. Bei Abweichungen oder unklaren Zeiträumen sollten Mieter schriftlich Einwendungen erheben und fachlichen Rat einholen, etwa bei einem Mieterverein oder einer Verbraucherberatung.

Bei einem Mieterwechsel innerhalb des Jahres werden natürlich zwei Abrechnungen erstellt.

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Wie können die Energiekosten überprüft werden?

Die Energiekosten sollten genau geprüft werden. Viele Vermieter begehen an dieser Stelle Fehler und das nicht mit Absicht. Es ist mitunter ein recht kompliziertes Verfahren. Nichtsdestoweniger muss gründlich kontrolliert werden. Die Energiekosten sind meist mit den Wörtern „Kostenaufstellung“ oder „Aufzählung der Gesamtkosten“ überschrieben. Es folgt eine weitere Untergliederung in Betriebskosten, Nebenkosten und Brennstoffe. Derzeit sollen jedoch nur die Brennstoffkosten bzw. die Energiekosten betrachtet werden. Zwei Punkte müssen auf der Abrechnung erwähnt werden und es spielt dabei keine Rolle, womit die Heizung betrieben wird.

• Die Energiemenge, welche der Mieter verbraucht hat
• Die Kosten, welche für die Energie angefallen sind

Fehlen zentrale Angaben wie Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Verbrauchswerte beziehungsweise Verteilereinheiten oder die Berechnung des Mieteranteils, ist die Abrechnung mindestens nicht nachvollziehbar und kann formell oder materiell fehlerhaft sein. Eine Nachforderung sollten Mieter dann nicht ungeprüft begleichen, sondern schriftlich Widerspruch einlegen, Belegeinsicht verlangen und nur unstrittige Beträge zahlen beziehungsweise fachlichen Rat einholen. Ansprechpartner bleibt der Vermieter oder die Hausverwaltung, auch wenn ein Abrechnungsdienstleister die Rechnung erstellt.

Welche weiteren Angaben sollten bei der Abrechnung nicht fehlen?

Dies ist nicht pauschal zu beantworten. Was weiterhin auf der Heizkostenabrechnung vorhanden sein sollte, richtet sich stark nach der Energiequelle. Seit der Heizkostenverordnung-Novelle müssen in Abrechnungen für Abrechnungszeiträume ab dem 1. Dezember 2021 außerdem ergänzende Informationen zugänglich sein, etwa der Anteil der eingesetzten Energieträger, erhobene Steuern und Abgaben, Entgelte für Erfassungsgeräte, Eichung, Ablesung und Abrechnung sowie Verbrauchsvergleiche. Bei Fernwärme kommen Angaben zu Treibhausgasemissionen und Primärenergiefaktor des Fernwärmenetzes hinzu. Daher werden nachfolgend für jede Möglichkeit die wichtigsten Daten aufgezählt.

Ölheizung

• Anfangsbestand: Der Anfangsbestand sollte dem Endbestand der letzten Abrechnung entsprechen. Die Angabe sollte weiterhin in Litern und Euro vermerkt sein.
• Öllieferung: Wenn Brennstoffe nachgefüllt werden, muss dies auf der Abrechnung vermerkt werden. Die Menge, das Datum und der gezahlte Betrag sollten ersichtlich sein. Möchte der Mieter dies nachprüfen, muss der Vermieter ihm die nötigen Unterlagen zur Einsicht übergeben.
• Endbestand: Eine genaue Ermittlung ist hier wichtig. Diese kann entweder von einer Tankuhr oder mit einer Peilung erfolgen. Auch der Restwert sollte vermerkt sein. Er ergibt sich aus den verbleibenden Litern und dem Literpreis (sollte der Restwert größer sein als die letzte Öllieferung, ansonsten ist die Berechnung etwas komplizierter und schließt auch den Preis der vorangegangenen Lieferung mit ein).

Gasheizung
Bei der Gasabrechnung werden die verbrauchte Gasmenge und die zugehörigen Kosten aufgelistet. Auch hier muss dabei penibel auf den Abrechnungszeitraum geachtet werden. Oftmals stimmt dieser nicht mit dem tatsächlichen Zeitraum überein.

Fernwärme
Auch bei der Fernwärme muss der Verbrauch angegeben werden. Dies verbindet die gesamten Beheizungsarten miteinander. Bei der Fernwärme handelt es sich um die verbrauchte Wärmemenge, die in kWh angegeben sein muss. Alternativ ist auch eine Angabe in MWh möglich. Sollte diese Angabe fehlen, ist die Abrechnung unzulässig. Fehlende Punkte müssen vom Vermieter nachgereicht werden. Auch hier ist es ratsam, den Abrechnungszeitraum im Auge zu behalten.

Was muss ein Mieter an Nebenkosten bei der Heizkostenabrechnung begleichen?

Bei den Nebenkosten handelt es sich um Aufwendungen, die nicht zu den Energiekosten zählen, aber dennoch beglichen werden müssen. Gerade in diesem Bereich finden sich häufig Fehler, die dem Mieter zum Nachteil gereichen. Im Folgenden gibt es einen Überblick über die anfallenden Kosten und worauf dabei geachtet werden sollte:

1. Stromkosten: Eine zentral gesteuerte Heizung wird natürlich mit Strom betrieben. Je nach Befeuerungsart können diese unterschiedlich hoch ausfallen. Auch das Licht im Heizraum kann auf die Mieter umgelegt werden. Die genauen Kosten für diesen Bereich können entweder mit einem Zwischenzähler genau gemessen oder aber berechnet werden. Erscheinen dem Mieter die Kosten zu hoch, kann er beim Vermieter die Berechnungsgrundlage einsehen und überprüfen. Wenn die Stromkosten in der Heizkostenabrechnung auftauchen, dann dürfen diese natürlich nicht noch einmal bei der Betriebskostenabrechnung auftauchen.
2. Wartung: Gerade bei Öl- und Gasheizungen ist eine regelmäßige Kontrolle sehr wichtig. Selbst Fernwärme-Heizungen werden von Zeit zu Zeit überprüft. Nicht alle Wartungskosten sind jedoch umlagefähig. Mietervereine können genaue Auskunft darüber geben, ob alle aufgeführten Kosten auf die Bewohner umgelegt werden dürfen. Wichtig ist jedoch, dass zur Wartung die Pflege der Anlage zählt sowie eine Überprüfung der Betriebssicherheit. Auch die Reinigung und die richtige Konfiguration gehören dazu. Auch Verschleißteile können auf die Mieter umgelegt werden. Bei echten Reparaturarbeiten und Störungen ist dies hingegen nicht möglich. Der Vergleich der Wartungskosten mit den Kosten der letzten beiden Jahren kann nützlich sein. Sind diese Kosten auf unterschiedliche Bereiche in der Abrechnung verteilt, sollte Einsicht in die Belege verlangt werden.
3. Tankreinigung: Dies trifft nur bei Ölheizungen zu und dort auch nur ca. alle 5 Jahre. Die Kosten dürfen im Jahr, in dem sie anfallen, vollständig umgelegt werden.
4. Immissionsschutz: Die Messung der Immissionen kann ebenfalls umgelegt werden. Bei einer Fernwärme-Heizung ist dies natürlich nicht nötig. Oftmals werden diese Kosten bei den Ausgaben für den Schornsteinfeger verbucht, da dieser für die Messungen verantwortlich ist.
5. Kosten der Reinigung: Damit ist diesmal nicht die Anlage selbst gemeint, sondern der Raum, in dem die Heizungsanlage steht. Wenn diese Kostenart auf der Rechnung steht, sollte es sich jedoch um einen großen Heizraum und eine entsprechend große Anlage handeln. Auch Betriebskosten für die Überwachung sind nur in diesem Falle sinnvoll. Wird jedoch im Jahr nur einmal durchgefegt oder etwas aufgefüllt, so ist dies nicht umzulegen.
6. Verbrauchsanalyse: Seit 2010 können auch diese Kosten umgelegt werden.
7. Erfassungs- und Abrechnungskosten: Kosten für Erfassung, Eichung, Berechnung, Aufteilung sowie Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen dürfen nach Heizkostenverordnung grundsätzlich umgelegt werden. Echte Verwaltungskosten des Vermieters zählen dagegen nach Betriebskostenverordnung nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten.

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Müssen die Kosten für die Warmwasserbereitung gesondert ausgewiesen werden?

Wird das Warmwasser aus der Zentralheizung bezogen, können die Kosten für dessen Erwärmung auf die Mieter umgelegt werden. Die Kosten der zentralen Anlage zur Versorgung mit Wärme und Warmwasser müssen jedoch getrennt aufgeteilt werden. Nach § 9 Heizkostenverordnung ist die auf die Warmwasserbereitung entfallende Wärmemenge grundsätzlich mit einem Wärmezähler zu messen. Nur wenn dies mit unzumutbar hohem Aufwand verbunden ist, darf ersatzweise nach den in § 9 HeizkostenV genannten Formeln gerechnet werden; eine pauschale 18-Prozent-Ansetzung des Gesamtverbrauchs ist dafür nicht die aktuelle Regel. Umlagefähig können außerdem Betriebsstrom, Pumpenbetrieb und Wartung sein, soweit sie zu den Betriebskosten der Warmwasserversorgung gehören.

Wie werden die Kosten auf die unterschiedlichen Wohnbereiche verteilt?

Die Sinnhaftigkeit der verbrauchsabhängigen Umlage liegt darin, dass niemand bevorzugt oder benachteiligt wird. Da allerdings die Wohnungen oftmals unterschiedlich groß sind und auch ein unterschiedlicher Heizbedarf besteht, müssen die Kosten genau umgelegt werden. Damit der Mieter dies nachvollziehen kann, sind folgende Punkte in der Heizkostenabrechnung wichtig:

• Die Gesamteinheiten des Wohnblocks (m² Wohnfläche, m³ Wasser…)
• Die Kosten pro Einheit
• Die Einheiten des Mieters
• Die Kosten des Mieters
• Die Gesamtkosten

Wie hoch ist der Anteil an den Gesamtkosten, welcher auf die Mieter umgelegt werden darf?

Laut Heizkostenverordnung sind von den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage grundsätzlich mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen. Die übrigen 30 bis 50 Prozent werden nach Wohn- oder Nutzfläche beziehungsweise nach umbautem Raum verteilt. Diese Grundkosten decken unter anderem Wärmeverluste in Leitungen und bei der Wärmeverteilung sowie nicht individuell messbare Anteile ab.

Wie werden die verbrauchsabhängigen Kosten erfasst?

Damit der Verbrauch gerecht erfasst werden kann, muss jede Wohneinheit extra betrachtet werden. Um den Verbrauch genau zu erfassen, gibt es unterschiedliche Geräte. Der Verdunstungsmesser wird am Heizkörper befestigt. Es handelt sich dabei um ein Glasröhrchen, welches an einer Skala befestigt ist. Je mehr geheizt wird, desto mehr verdunstet auch die Flüssigkeit in dem Röhrchen. Eine jährlich durchgeführte Ablesung, die vom Mieter kontrolliert werden sollte, erfasst die jeweiligen Werte.

Aber nicht nur der Verbrauch ist dabei ausschlaggebend. Denn unterschiedliche Heizkörper können eine unterschiedliche Größe aufweisen. Auch die zu erwärmenden Räume sind unterschiedlich groß. Daher werden die Abmessungen der Heizkörper ebenfalls erfasst. Entweder werden nun alle Heizkörper mit den gleichen Skalen bestückt und es wird im Anschluss umgerechnet oder die Umrechnung findet einmalig vorher statt und dafür haben die Skalen eine unterschiedliche Gewichtung. Bei jeder Jahresablesung werden die Behälter durch andere Röhrchen ausgetauscht. Der Mieter sollte eine Durchschrift vom Ableseprotokoll erhalten.

Nach § 5 Heizkostenverordnung müssen neu installierte Ausstattungen zur Verbrauchserfassung seit dem 1. Dezember 2021 grundsätzlich fernablesbar sein. Bereits vorhandene nicht fernablesbare Geräte müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden; Ausnahmen gelten, wenn dies technisch nicht möglich ist, einen unangemessenen Aufwand verursacht oder zu einer unbilligen Härte führen würde.

Es gibt aber auch elektronisch funktionierende Heizkostenverteiler. Diese funktionieren genauer und lassen sich entsprechend auch einfach ablesen. Laut Heizkostenverordnung müssen neu installierte Erfassungsgeräte seit dem 1. Dezember 2021 grundsätzlich fernablesbar sein; ältere, nicht fernablesbare Geräte sind bis zum 31. Dezember 2026 nachzurüsten oder auszutauschen, sofern keine Ausnahme (technisch unmöglich, unverhältnismäßiger Aufwand) greift. Bei fernablesbaren Geräten ist ein Betreten der Wohnung für die Ablesung nicht mehr erforderlich. Diese Heizkostenverteiler werden häufig gemietet. Die Mietkosten dürfen auf die Wohneinheiten umgelegt werden. Sollten die Kosten der Geräte zu hoch erscheinen, kann beim Mietverein nachgefragt werden. Auch bei den elektronischen Messgeräten wird die Größe der Heizung berücksichtigt. Es ist immer ratsam, die Ergebnisse zu kontrollieren.

Wann werden die Messgeräte abgelesen?

Der Tag der Ablesung kann vom Vermieter oder dem beauftragten Messdienst festgelegt werden, der Termin muss aber rechtzeitig und zumutbar angekündigt werden, damit Mieter selbst anwesend sein oder eine Vertretung organisieren können. Ist der erste Termin unpassend, sollte frühzeitig ein Ersatztermin vereinbart werden. Kosten für Zusatztermine sind nicht automatisch zulässig oder unzulässig; sie können vor allem dann problematisch werden, wenn der Mieter keinen ordnungsgemäß angekündigten Termin schuldhaft versäumt hat. Wer den Zutritt dauerhaft verweigert, riskiert dagegen rechtliche Schritte und gegebenenfalls eine Verbrauchsschätzung.

Wie kann das Ergebnis der Ablesung kontrolliert werden?

Viele Firmen verzichten inzwischen auf einen Beleg. Die Kontrolle wird dadurch jedoch recht kompliziert. Wird die Aushändigung eines Belegs verweigert, sollte selbstständig notiert werden, was sich der Ableser auch aufschreibt. Am besten hat der Mieter noch einen Zeugen dabei.

Es wird häufig geraten, dass Mieter ihre Werte selbst ablesen, dann können diese Werte mit denen des Dienstleisters verglichen werden.

Alternativ kann auch der Ableser bei seiner Arbeit genau kontrolliert werden. Es sollte immer nach einem Beleg gefragt werden, auch wenn dieser nicht immer ausgehändigt wird. Bei den Verdunstungsröhrchen muss in Höhe der Augen abgelesen werden, sonst ist das Ergebnis verfälscht. Darauf sollte geachtet werden.

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Muss der Mieter für Gemeinschaftsräume zahlen?

Gemeinschaftsflächen wie Treppenhaus, Flure oder Keller werden häufig mitbeheizt, ohne dass dort eigene Messgeräte angebracht sind. Gemeinschaftlich genutzte Räume sind nach Heizkostenverordnung grundsätzlich von der Verbrauchserfassung ausgenommen; die entsprechenden Wärmekosten gehen dann in die Gesamtheizkosten ein und werden nach dem für das Haus geltenden Verteilerschlüssel (Grund- und Verbrauchskostenanteil) auf alle Nutzer verteilt. Anders ist es bei Gemeinschaftsräumen mit nutzungsbedingt hohem Wärme- oder Warmwasserverbrauch, etwa Schwimmbädern oder Saunen: Dort kann eine gesonderte Erfassung und Verteilung erforderlich sein, zusätzlich sind Mietvertrag und Hausregelung zu prüfen.

Was passiert, wenn die Geräte zur Messung ganz oder teilweise ausfallen?

Sollten Geräte ausgefallen sein oder der anteilige Wärme- oder Warmwasserverbrauch aus anderen zwingenden Gründen nicht ordnungsgemäß erfasst werden können, greift § 9a Heizkostenverordnung. Der Verbrauch ist dann auf Grundlage vergleichbarer Zeiträume, vergleichbarer Räume im selben Abrechnungszeitraum oder des Durchschnittsverbrauchs des Gebäudes beziehungsweise der Nutzergruppe zu ermitteln. Betrifft die Ersatzermittlung mehr als 25 Prozent der maßgeblichen Wohn- oder Nutzfläche, gelten besondere Verteilungsregeln. In der Abrechnung sollte erkennbar sein, wo und auf welcher Grundlage geschätzt wurde; bei Unklarheiten sollten Mieter Aufklärung und Belege verlangen.

Was passiert, wenn der Vermieter nicht verbrauchsabhängig abrechnet?

Es ist in der Heizkostenverordnung vorgeschrieben, dass verbrauchsabhängig abzurechnen ist. Tut der Vermieter es dennoch nicht, so kann der Mieter den Heizkostenanteil um 15 Prozent reduzieren. Mietervereine geben hier Hilfestellung.

Was muss beim Vergleich mit den Nachbarn oder mit der Vorjahresrechnung beachtet werden?

Wenn die Heizkostenabrechnung ankommt, wird meist erstmal die vom letzten Jahr gezückt und verglichen. Fällt dann auf, dass sich an mehreren Stellen die Werte verändert haben, ist der Unmut meist groß. Allerdings auch häufig zu unrecht. Der eigene Bedarf kann sich durchaus erhöht haben. Hat die Familie Zuwachs bekommen? Waren Gäste über einen längeren Zeitraum im Haus? Wurden die Vorschüsse gesenkt? War die Witterung kühler? Oder hat der Mieter einfach seine Gewohnheiten geändert? Alle diese Faktoren können das Gesamtergebnis beeinflussen.

Ein Vergleich mit der Vorjahresrechnung ist immer sinnvoller als der Vergleich mit den Nachbarn, da der Verbrauch eben sehr individuell ist.

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