Heizkostenabrechnung FAQ

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Heizkostenabrechnung – Häufige Fragen

Viele Mieter in Mehrfamilienhäusern erhalten einmal jährlich eine Heizkostenabrechnung, mit der der die Kosten für Warmwasser und die Heizung abgerechnet werden. Diese Heizkostenabrechnung wirft jedoch bei vielen Leuten Fragen auf:

  • Warum zahlt mein Nachbar weniger?
  • Im vorherigen Jahr habe ich eine Rückzahlung erhalten. Warum in diesem Jahr nicht?
  • Warum muss ich diesmal nachzahlen, obwohl meine monatlichen Vorauszahlungen angehoben wurden?
  • Trotz sparsameren Heizens muss ich in diesem Jahr mehr zahlen als im letzten. Warum?
Häufige Fragen und Antworten © Zerbor, stock.adobe.com
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Häufige Fragen zur Heizkostenabrechnung

Heizkostenabrechnung: Die Abrechnung zu prüfen kann sich lohnen
Heizkostenabrechnung: Die Abrechnung zu prüfen kann sich lohnen

Die Heizkostenabrechnung wird oft nicht verstanden. Und sie wird meist gar nicht kontrolliert, sofern eine Rückerstattung vorliegt. Auch das ist ein Fehler. Eine Überprüfung ist immer ratsam. Die rechtlichen Vorgaben für die Heizkostenabrechnung sind eindeutig, aber bisweilen kompliziert. Deshalb sollen hier die wichtigsten Fragen beantwortet werden.

Inwiefern ist der Abrechnungszeitraum relevant?

Erstmal ist wichtig, dass dieser Zeitraum auf der Rechnung überhaupt angegeben ist. Ohne diese Angabe kann eine genaue Überprüfung gar nicht stattfinden. Es sollte bspw. so aussehen:

  • Abrechnungszeitraum vom 01.08.2021 – 31.07.2022

Wenn diese Information vorliegt, sollte zunächst überprüft werden, ob der Zeitraum taggenau an den Zeitraum der letzten Abrechnung anknüpft. Ist dies nicht der Fall, kann das für den Mieter einen Nachteil darstellen. Weiterhin sollte der Zeitraum exakt ein Jahr betragen. Dies hat den Effekt, dass die Abrechnung mit denen der letzten Jahre verglichen werden kann. Eine Überprüfung des eigenen Energieverbrauchs ist dadurch möglich. Sollten solche Fehler auftreten, kann die Abrechnung zurückgewiesen werden. Immer sollte in einem solchen Fall ein Fachmann etwa aus einem Mieterverein hinzugezogen werden.

Bei einem Mieterwechsel innerhalb des Jahres werden natürlich zwei Abrechnungen erstellt.

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Wie können die Energiekosten überprüft werden?

Die Energiekosten sollten genau geprüft werden. Viele Vermieter begehen an dieser Stelle Fehler und das nicht mit Absicht. Es ist mitunter ein recht kompliziertes Verfahren. Nichtsdestoweniger muss gründlich kontrolliert werden. Die Energiekosten sind meist mit den Wörtern „Kostenaufstellung“ oder „Aufzählung der Gesamtkosten“ überschrieben. Es folgt eine weitere Untergliederung in Betriebskosten, Nebenkosten und Brennstoffe. Derzeit sollen jedoch nur die Brennstoffkosten bzw. die Energiekosten betrachtet werden. Zwei Punkte müssen auf der Abrechnung erwähnt werden und es spielt dabei keine Rolle, womit die Heizung betrieben wird.

  • Die Energiemenge, welche der Mieter verbraucht hat
  • Die Kosten, welche für die Energie angefallen sind
Heizkostenabrechnung: Die verbrauchte Energie muss auf der Abrechnung stehen
Heizkostenabrechnung: Die verbrauchte Energie muss auf der Abrechnung stehen

Sollte eine dieser beiden Angaben fehlen, ist das nicht nur ärgerlich, die Abrechnung ist vollständig ungültig. Eine eventuelle Nachforderung sollte bei solch einer Abrechnung nicht beglichen werden. Auch wenn die Abrechnung von einem Serviceunternehmen vorgenommen wurde, so sollte sich der Mieter dennoch an den Vermieter wenden. Denn dieser ist für die Übermittlung der Daten zuständig. Gegebenenfalls kann auch die Hausverwaltung informiert werden.

Welche weiteren Angaben sollten bei der Abrechnung nicht fehlen?

Dies ist nicht pauschal zu beantworten. Was weiterhin auf der Heizkostenabrechnung vorhanden sein sollte, richtet sich stark nach der Energiequelle. Daher wird nachfolgend für jede Möglichkeit die wichtigsten Daten aufgezählt.

Ölheizung

  • Anfangsbestand: Der Anfangsbestand sollte dem Endbestand der letzten Abrechnung entsprechen. Die Angabe sollte weiterhin in Litern und Euro vermerkt sein.
  • Öllieferung: Wenn Brennstoffe nachgefüllt werden, muss dies auf der Abrechnung vermerkt werden. Die Menge, das Datum und der gezahlte Betrag sollten ersichtlich sein. Möchte der Mieter dies nachprüfen, muss der Vermieter ihm die nötigen Unterlagen zur Einsicht übergeben.
  • Endbestand: Eine genaue Ermittlung ist hier wichtig. Diese kann entweder von einer Tankuhr oder mit einer Peilung erfolgen. Auch der Restwert sollte vermerkt sein. Er ergibt sich aus den verbleibenden Litern und dem Literpreis (Sollte der Restwert größer sein als die letzte Öllieferung, ansonsten ist die Berechnung etwas komplizierter und schließt auch den Preis der vorangegangenen Lieferung mit ein).

Gasheizung
Bei der Gasabrechnung werden die verbrauchte Gasmenge und die zugehörigen Kostenaufgelistet. Auch hier muss dabei penibel auf den Abrechnungszeitraum geachtet werden. Oftmals stimmt dieser nicht mit dem tatsächlichen Zeitraum überein.

Fernwärme
Auch bei der Fernwärme muss der Verbrauch angegeben werden. Dies verbindet die gesamten Beheizungsarten miteinander. Bei der Fernwärme handelt es sich um die verbrauchte Wärmemenge, die in kWh angegeben sein muss. Alternativ ist auch eine Angabe in MWh möglich. Sollte diese Angabe fehlen ist die Abrechnung unzulässig. Fehlende Punkte müssen vom Vermieter nachgereicht werden. Auch hier ist es ratsam, den Abrechnungszeitraum im Auge zu behalten.

Was muss ein Mieter an Nebenkosten bei der Heizkostenabrechnung begleichen?

Bei den Nebenkosten handelt es sich um Aufwendungen, die nicht zu den Energiekosten zählen, aber dennoch beglichen werden müssen. Gerade in diesem Bereich finden sich häufig Fehler, die dem Mieter zum Nachteil gereichen. Im Folgenden gibt es einen Überblick über die anfallenden Kosten und worauf dabei geachtet werden sollte:

Heizkostenabrechnung: Diese Nebenkosten können auf der Abrechnung stehen
Heizkostenabrechnung: Diese Nebenkosten können auf der Abrechnung stehen
  1. Stromkosten: Eine zentral gesteuerte Heizung wird natürlich mit Strom betrieben. Je nach Befeuerungsart können diese unterschiedlich hoch ausfallen. Auch das Licht im Heizraum kann auf die Mieter umgelegt werden. Die genauen Kosten für diesen Bereich können entweder mit einem Zwischenzähler genau gemessen oder aber berechnet werden. Erscheinen dem Mieter die Kosten zu hoch, kann er beim Vermieter die Berechnungsgrundlage einsehen und überprüfen. Wenn die Stromkosten in der Heizkostenabrechnung auftauchen, dann dürfen diese natürlich nicht noch einmal bei der Betriebskostenabrechnung auftauchen.
  2. Wartung: Gerade bei Öl- und Gasheizungen ist eine regelmäßige Kontrolle sehr wichtig. Selbst Fernwärme-Heizungen werden von Zeit zu Zeit überprüft. Nicht alle Wartungskosten sind jedoch umlagefähig. Mietervereine können genaue Auskunft darüber geben, ob alle aufgeführten Kosten auf die Bewohner umgelegt werden dürfen. Wichtig ist jedoch, dass zur Wartung die Pflege der Anlage zählt sowie eine Überprüfung der Betriebssicherheit. Auch die Reinigung und die richtige Konfiguration gehören dazu. Auch Verschleißteile können auf die Mieter umgelegt werden. Bei echten Reparaturarbeiten und Störungen ist dies hingegen nicht möglich. Der Vergleich der Wartungskosten mit den Kosten der letzten beiden Jahren kann nützlich sein. Sind diese Kosten auf unterschiedliche Bereiche in der Abrechnung verteilt, sollte Einsicht in die Belege verlangt werden.
  3. Tankreinigung: Dies trifft nur bei Ölheizungen zu und dort auch nur ca. alle 5 Jahre. Die Kosten dürfen im Jahr, in dem sie anfallen, vollständig umgelegt werden.
  4. Immissionsschutz: Die Messung der Immissionen kann ebenfalls umgelegt werden. Bei einer Fernwärme-Heizung ist dies natürlich nicht nötig. Oftmals werden diese Kosten bei den Ausgaben für den Schornsteinfeger verbucht, da dieser für die Messungen verantwortlich ist.
  5. Kosten der Reinigung: Damit ist diesmal nicht die Anlage selbst gemeint, sondern der Raum, in dem die Heizungsanlage steht. Wenn diese Kostenart auf der Rechnung steht, sollte es sich jedoch um einen großen Heizraum und eine entsprechend große Anlage handeln. Auch Betriebskosten für die Überwachung sind nur in diesem Falle sinnvoll. Wird jedoch im Jahr nur einmal durchgefegt oder etwas aufgefüllt, so ist dies nicht umzulegen.
  6. Verbrauchsanalyse: Seit 2010 können auch diese Kosten umgelegt werden.
  7. Verwaltungskosten: Oft werden diese in der Heizkostenabrechnung auch als Erfassungs- und Abrechnungskosten aufgeführt. Diese Kosten dürfen auf die Mieter umgelegt werden.

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Müssen die Kosten für die Warmwasserbereitung gesondert ausgewiesen werden?

Wird das Warmwasser aus der Zentralheizung bezogen, dann können die Kosten für dessen Erwärmung auf die Mieter umgelegt werden. Dies muss natürlich in der Heizkostenabrechnung aufgeführt sein. Bei der Art der Erfassung sind mehrere Varianten denkbar. Entweder wird der Brennstoffverbrauch anteilig berechnet oder es muss die Wärmemenge gemessen werden. Sollte kein Ermittlungsverfahren wirtschaftlich sein, so darf der Vermieter einfach 18 Prozent des Gesamtverbrauchs ansetzen. Ebenfalls angerechnet werden dürfen der Strom für die Nutzung der Pumpen, sowie dessen Wartung. Wichtig ist, dass der Mieter versteht, wie die Umlage der Wassererwärmungskosten in der Heizkostenabrechnung funktioniert.

Heizkostenabrechnung: Kosten müssen aufgeschlüsselt werden
Heizkostenabrechnung: Kosten müssen aufgeschlüsselt werden

Wie werden die Kosten auf die unterschiedlichen Wohnbereiche verteilt?

Die Sinnhaftigkeit der verbrauchsabhängigen Umlage liegt darin, dass niemand bevorzugt oder benachteiligt wird. Da allerdings die Wohnungen oftmals unterschiedlich groß sind und auch ein unterschiedlicher Heizbedarf besteht, müssen die Kosten genau umgelegt werden. Damit der Mieter dies nachvollziehen kann, sind folgende Punkte in der Heizkostenabrechnung wichtig:

  • Die Gesamteinheiten des Wohnblocks (m² Wohnfläche, m³ Wasser…)
  • Die Kosten pro Einheit
  • Die Einheiten des Mieters
  • Die Kosten des Mieters
  • Die Gesamtkosten

Wie hoch ist der Anteil an den Gesamtkosten, welcher auf die Mieter umgelegt werden darf?

Laut Heizkostenverordnung müssen mindestens 50 Prozent und dürfen höchstens 70 Prozent der Gesamtkosten umgelegt werden. Die restlichen 30 bis 50 Prozent werden nach der individuellen Wohnfläche berechnet. Hier geht es zum Beispiel um die Wärmeverluste in den Rohren und bei der Wärmeverteilung, aber auch die Kosten für Wärme in den Treppenhäusern, Kellern usw.

Heizkostenabrechnung; Die Aufteilung der Grund- und Verbrauchskosten
Heizkostenabrechnung; Die Aufteilung der Grund- und Verbrauchskosten

Wie werden die verbrauchsabhängigen Kosten erfasst?

Damit der Verbrauch gerecht erfasst werden kann, muss jede Wohneinheit extra betrachtet werden. Um den Verbrauch genau zu erfassen gibt es unterschiedliche Geräte. Der Verdunstungsmesser wird am Heizkörper befestigt. Es handelt sich dabei um ein Glasröhrchen, welches an einer Skala befestigt ist. Je mehr geheizt wird, desto mehr verdunstet auch die Flüssigkeit in dem Röhrchen. Eine jährlich durchgeführte Ablesung, die vom Mieter kontrolliert werden sollte, erfasst die jeweiligen Werte.

Aber nicht nur der Verbrauch ist dabei ausschlaggebend. Denn unterschiedliche Heizkörper können eine unterschiedliche Größe aufweisen. Auch die zu erwärmenden Räume sind unterschiedlich groß. Daher werden die Abmessungen der Heizkörper ebenfalls erfasst. Entweder werden nun alle Heizkörper mit den gleichen Skalen bestückt und es wird im Anschluss umgerechnet oder die Umrechnung findet einmalig vorher statt und dafür haben die Skalen eine unterschiedliche Gewichtung. Bei jeder Jahresablesung werden die Behälter durch andere Röhrchen ausgetauscht. Der Mieter sollte eine Durchschrift vom Ableseprotokoll erhalten.

Laut der letzten Novelle der Heizkostenverordnung müssen alle Messgeräte ab dem 01.01.2027 fernablesbar sein. Das bedeutet, dass die herkömmlichen Verdunstungsmesser spätestens bis 31.12.2026 ersetzt werden müssen.

Der elektrische Heizkostenverteiler bietet einige Pluspunkte
Der elektrische Heizkostenverteiler bietet einige Pluspunkte
Heizkostenverteiler nach dem Verdunstungsprinzip
Heizkostenverteiler nach dem Verdunstungsprinzip

Es gibt aber auch elektronisch funktionierende Heizkostenverteiler. Diese funktionieren genauer und lassen sich entsprechend auch einfach ablesen. Laut Heizkostenverordnung besteht ab 01.01.2027 die Pflicht, fernablesbare Messgeräte zu installieren, sodass die Wohnungen gar nicht mehr betreten werden müssen. Diese Heizkostenverteiler werden häufig gemietet. Die Mietkosten dürfen auf die Wohneinheiten umgelegt werden. Sollten die Kosten der Geräte zu hoch erscheinen, kann beim Mietverein nachgefragt werden. Auch bei den elektronischen Messgeräten wird die Größe der Heizung berücksichtigt. Es ist immer ratsam, die Ergebnisse zu kontrollieren.

Neue Heizungen senken den Brennstoffverbrauch
Neue Heizungen senken den Brennstoffverbrauch

Wann werden die Messgeräte abgelesen?

Der Tag der Ablesung kann vom Vermieter oder der entsprechenden Firma frei gewählt werden. Wichtig ist jedoch, dass der Termin 2 Wochen im Voraus bekannt gegeben wird. Sollte zu diesem Termin niemand die Türe öffnen – auch der Nachbar kann damit beauftragt werden, so wird eine Mitteilung für einen Wiederholungstermin hinterlassen. Dafür jedoch Gebühren zu verlangen ist nicht rechtmäßig. Allerdings muss der Mieter mit gerichtlichen Schritten rechnen, wenn er vorsätzlich den Zutritt verweigert.

Funktionieren die Messgeräte richtig?
Funktionieren die Messgeräte richtig?

Wie kann das Ergebnis der Ablesung kontrolliert werden?

Viele Firmen verzichten inzwischen auf einen Beleg. Die Kontrolle wird dadurch jedoch recht kompliziert. Wird die Aushändigung eines Belegs verweigert, sollte selbstständig notiert werden, was sich der Ableser auch aufschreibt. Am besten hat der Mieter noch einen Zeugen dabei.

Es wird häufig geraten, dass Mieter ihre Werte selbst ablesen, dannkönnen diese Werte miti denen des Dienstleisters verglichen werden.

Alternativ kann auch der Ableser bei seiner Arbeit genau kontrolliert werden. Es sollte immer nach einem Beleg gefragt werden, auch wenn dieser nicht immer ausgehändigt wird. Bei den Verdunstungsröhrchen muss in Höhe der Augen abgelesen werden, sonst ist das Ergebnis verfälscht. Darauf sollte geachtet werden.

Heizung ablesen: Kontrollieren Sie die erfassten Daten
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Heizung ablesen: Ablesedienst sind teuer und beständig
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Muss der Mieter für Gemeinschaftsräume zahlen?

Flächen in der Wohnung, wie z.B. das Treppenhaus, werden natürlich auch geheizt. Hier sind allerdings keine Messgeräte angebracht. Die Gesamtkosten dürfen in diesem Fall einfach auf die Mieter umgelegt werden. Sie sind in den 30 bis 50 % enthalten, die nach Wohnfläche abgerechnet werden. Sonderregelungen gelten für Saunen und Schwimmbäder. Dies ist jedoch in der Regel im Mietvertrag geregelt.

Was passiert, wenn die Geräte zur Messung ganz oder teilweise ausfallen?

Sollten Geräte ausgefallen sein, schreibt der § 9 der Heizkostenverordnung vor, dass eine Schätzung vorgenommen werden soll. Dabei kann sich der Vermieter auf die Werte der vergangenen Jahre stützen oder er hält sich an eine vergleichbare große Wohnung des eigenen Gebäudes. In der Abrechnung kann auch aufgeführt sein, in welchen Bereichen die Werte geschätzt wurden. Sollte der Mieter die Schätzung nicht nachvollziehen können, kann er beim Vermieter um Aufklärung bitten.

Was passiert, wenn der Vermieter nicht verbrauchsabhängig abrechnet?

Es ist in der Heizkostenverordnung vorgeschrieben, dass verbrauchsabhängig abzurechnen ist. Tut der Vermieter es dennoch nicht, so kann der Mieter den Heizkostenanteil um 15 Prozent reduzieren. Mietervereine geben hier Hilfestellung.

Was muss beim Vergleich mit den Nachbarn oder mit der Vorjahresrechnung beachtet werden?

Wenn die Heizkostenabrechnung ankommt, wird meist erstmal die vom letzten Jahr gezückt und verglichen. Fällt dann auf, dass sich an mehreren Stellen die Werte verändert haben, ist der Unmut meist groß. Allerdings auch häufig zu unrecht. Der eigene Bedarf kann sich durchaus erhöht haben. Hat die Familie Zuwachs bekommen? Waren Gäste über einen längeren Zeitraum im Haus? Wurden die Vorschüsse gesenkt? War die Witterung kühler? Oder hat der Mieter einfach seine Gewohnheiten geändert? Alle diese Faktoren können das Gesamtergebnis beeinflussen.

Ein Vergleich mit der Vorjahresrechnung ist immer sinnvoller als der Vergleich mit den Nachbarn, da der Verbrauch eben sehr individuell ist.

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Heizkostenabrechnung

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