Messdienstleister: Sind die Kosten fürs Heizung Ablesen zu hoch?

Viele Mieter in Deutschland kennen das Prozedere: Normalerweise einmal jährlich kommt der Messdienstleister in die eigene Wohnung und liest den Wärmeverbrauch ab. Zunehmend kommen allerdings fernablesbare Messgeräte zum Einsatz, sodass dieser jährliche Besuch entfällt. Die EU-Energieeffizienzrichtlinie – in Deutschland über die novellierte Heizkostenverordnung umgesetzt – schreibt vor, dass nicht fernablesbare Erfassungsgeräte grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ersetzt werden müssen; Ausnahmen gelten, wenn dies technisch nicht möglich ist oder zu einem unangemessenen Aufwand beziehungsweise einer unbilligen Härte führen würde.

Unabhängig davon, wie die Messgeräte abgelesen werden, dürfen Vermieter die Kosten fürs Ablesen der Heizung in der Heizkostenabrechnung auf die Mieter umlegen. Oft haben Mieter das Gefühl, dass die Kosten, die die Unternehmen fürs Ablesen der Heizung und die Erstellung der Abrechnung veranschlagen, zu hoch sind.

Das Wichtigste in Kürze

Messdienstleister-Kosten: das Wichtigste in Kürze

• In einer großen Stichprobe lagen die Ablesekosten bei über der Hälfte der Abrechnungen bei 10 % der Heizkosten oder mehr, oft sogar 15 %+.
• Als Richtwert gilt: über 15 % der Heizkosten sind die Ablesekosten unwirtschaftlich (Wirtschaftlichkeitsgebot).
• Mieter können Belege einsehen und haben 12 Monate Zeit für Einwendungen; der Vermieter muss wirtschaftlich handeln.

Kosten für Ablesen der Heizung zählen zu den Betriebskosten

In Deutschland regelt die Verordnung über Heizkostenabrechnung wie die Kosten bei zentralen Heizungs- und Warmwasseranlagen in Häusern mit mehreren Mietwohnungen oder bei Eigentümergemeinschaften abgerechnet werden müssen. Nach §§ 4 und 5 der Heizkostenverordnung muss der Verbrauch durch geeignete Erfassungsgeräte ermittelt und regelmäßig abgelesen werden. In Deutschland wird diese Aufgabe meist an sogenannte Messdienstleister übertragen. Die Kosten für diese Dienstleistung müssen die Mieter von Wohnungen tragen. Es gibt einige große, bekannte Messdienstleister, aber es tummeln sich auch einige kleinere Anbieter auf dem Markt. Große Immobilienfirmen haben teilweise sogar eigene Messdienstleistungsunternehmen gegründet.

Wie hoch dürfen die Kosten fürs Ablesen sein?

Der Marktwächter Energie der Verbraucherzentralen (2015 gestartet, bis 2021 aktiv) hat die Kosten der Ablesedienste untersucht. Bei einer 2019 veröffentlichten Analyse von 1.696 Heizkostenabrechnungen zeigte sich nicht nur, dass die Kosten sehr unterschiedlich hoch angesetzt werden. Bei mehr als der Hälfte der untersuchten Abrechnungen lagen die Kosten fürs Ablesen bei 10 Prozent und mehr der gesamten Heizkosten, bei fast jedem vierten Fall sogar bei 15 Prozent und mehr. In Einzelfällen lag der Anteil noch deutlich höher.

Als Richtwert gilt: Übersteigen die Erfassungs- und Abrechnungskosten 15 Prozent der Heizkosten, gelten sie als unwirtschaftlich. Diese Schwelle steht nicht ausdrücklich in der Heizkostenverordnung, sondern folgt aus dem Wirtschaftlichkeitsgebot (§ 556 BGB) und der Rechtsprechung. Bei Überschreitung sollten Mieter Belege prüfen, den Vermieter schriftlich auf das Wirtschaftlichkeitsgebot hinweisen und eine wirtschaftlichere Lösung verlangen; eine automatische Umstellung auf Wohnfläche oder ein pauschales Kürzungsrecht allein wegen hoher Messdienstkosten folgt daraus nicht.

Wie können Mieter erfahren, ob ihr Anteil für die Messung zu teuer ist?

Für Mieter ist es schwierig, genau festzustellen, ob die Kosten für den Messdienstleister, die in der Heizkostenabrechnung enthalten sind, zu hoch ausfallen oder noch den Vorschriften entsprechen. Als Mieter muss man zunächst vom Vermieter Einsicht in die Originalunterlagen verlangen, denn aus diesen gehen die genauen Kosten fürs Ablesen der Heizung hervor. Für Einwendungen gegen die Abrechnung haben Mieter 12 Monate ab Erhalt der Heizkostenabrechnung Zeit (§ 556 Abs. 3 BGB); die Belegeinsicht sollte man innerhalb dieser Frist geltend machen. Es gibt zur Überprüfung der Heizkostenabrechnung sowohl Tools im Internet als auch die Möglichkeit, diese über den Mieterbund überprüfen zu lassen.

Was können Mieter bei zu hohen Kosten für den Messdienstleister tun?

Haben Mieter den Verdacht, dass die angefallenen Kosten fürs Ablesen der Heizung zu hoch sind, dann sollten sie das zunächst über einen genauen Blick auf die Unterlagen verifizieren. Bestätigt sich dann, dass die Ausgaben für den Messdienstleister bei über 15 % der Heizkosten liegen, dann ist der erste Schritt, den Vermieter direkt oder eben die Hausverwaltung zu kontaktieren und auf die überhöhten Kosten hinzuweisen.

Am besten ist es, sich mit den Nachbarn abzusprechen, denn auch die sind ja von den überhöhten Kosten für Ablesen der Heizung betroffen. Vermieter haben eine Pflicht, wirtschaftlich zu handeln. Das betrifft durchaus auch die Auswahl des Messdienstleisters. Wenn alle Mieter gemeinsam auf einen Wechsel drängen, dann kann dies eher zum Erfolg führen.

Allerdings ist auch ein Wechsel des Messdienstleisters nicht unbedingt einfach oder preiswert. Oft binden sich Vermieter mit den Verträgen langfristig an die jeweiligen Unternehmen. Gleichzeitig ist tatsächlich ein Vergleich der Kosten nicht immer einfach. Unterschiedliche Unternehmen bieten verschiedene Paketpreise und Dienstleistungen an, sodass Vermieter auch nicht genau abschätzen können, wieviel zu hoch die Kosten sind.

Wieso sind die Kosten für die Messdienstleister so hoch?

Die Gründe für zu hohe Kosten fürs Ablesen der Heizung sind vielfältig. Einfach gesagt: Der Markt gibt es her. Es gibt sogar eine Sektoruntersuchung des Bundeskartellamts über Ablesedienste (Submetering). Diese ist zwar aus dem Jahr 2017 (Bezugsjahr 2014), liefert aber weiterhin wichtige Hinweise auf Marktkonzentration, lange Vertragslaufzeiten und Wechselhürden; aktuelle Marktanteile können davon abweichen.

• So wird der Markt von einigen großen Unternehmen beherrscht: Die fünf größten Anbieter teilen sich über 70 % des Marktes, die beiden größten beherrschen mehr als die Hälfte.
• Durch lange Vertragslaufzeiten versuchen die Unternehmen, Vermieter langfristig an sich zu binden und einen Wechsel zu erschweren.
• Die üblichen sogenannten „Dreiecksverhältnisse“ erschweren zusätzlich eine Einflussnahme durch die Mieter. Der Vertrag wird zwischen Dienstleister und Vermieter geschlossen, Mieter zahlen jedoch die Dienstleistung. Für Vermieter sind die anfallenden Kosten dementsprechend nicht das wichtigste Argument bei der Wahl des Messdienstleisters.

• Mit den seit der novellierten Heizkostenverordnung verpflichtenden fernablesbaren Zählern könnte eine Verbesserung für Mieter eintreten. Dann müssen bei einem Wechsel des Messdienstleisters nicht zwingend neue Messgeräte installiert werden, da die Verordnung eine Interoperabilität der Geräte vorsieht.
• Andererseits befürchten Verbraucher- und Mietervertretungen, dass durch die Pflicht, Mieter monatlich über ihre Verbräuche zu informieren, die Kosten für die jeweiligen Messdienstleister weiter steigen. Diese Pflicht gilt seit 2022, genauere Evaluationen über die Entwicklung der Kosten liegen noch nicht abschließend vor.
• Die bestehenden Messdienstleistungs-Unternehmen sind in ihrem Bestand kaum durch neue Player im Markt gefährdet. Messdienstleister benötigen ein hohes Startkapital für einen Markteintritt, wobei sich die Kosten erst über die Jahre amortisieren.

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Fazit

Häufig zahlen Mieter zu hohe Kosten fürs Ablesen der Heizung. Jahrelang konnten Messdienstleister durch lange Vertragslaufzeiten, eigene Messgeräte und komplizierte Vertragsgestaltung relativ frei walten und Mietern und Vermietern einen Wechsel des Messdienstleisters schwer machen. Sowohl die Verbraucherzentralen als auch Mietervereinigungen hoffen nunmehr, dass durch die seit 2022 in Kraft getretene neue Heizkostenverordnung und die Pflicht zur Fernablese mehr Transparenz geschaffen wird.

Durch die Interoperabilität der Messgeräte sollte zumindest ein Wechsel des Anbieters einfacher und kostengünstiger möglich sein. Gleichzeitig wird durch die Pflicht zur monatlichen Verbrauchsinformation ein Anstieg der Kosten für Mieter befürchtet. Die Verordnung sah eine Überprüfung dieser Kostenwirkung vor: Die Evaluation nach § 5 Abs. 8 Heizkostenverordnung wurde 2025 vorgelegt (Forschungskonsortium u. a. mit dem Öko-Institut). Sie konnte konkrete finanzielle Auswirkungen auf Mieter mangels systematischer Kostendaten allerdings nicht belastbar beziffern; eine gesetzliche Deckelung der Mess- und Ablesekosten ergab sich daraus zunächst nicht.

Bis dahin bleibt für Mieter, die das Gefühl haben, zu hohe Kosten fürs Ablesen der Heizung zu zahlen, die Kontrolle der Heizkostenabrechnung und der Hinweis auf eine Pflicht zur Wirtschaftlichkeit für Vermieter.

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