Heizkostenverordnung

Heizkostenverordnung als Basis der Heizkostenabrechnung

Das sollten Sie über die Heizkostenverordnung wissen, um Ihre Heizkostenabrechnung richtig prüfen zu können

Die Heizkostenverordnung (abgekürzt HKVO oder HeizkostenV) regelt, in welcher Form die Abrechnung von Warmwasser- und Heizkosten in Miet- aber auch Wohnungseigentümerverhältnissen zu erfolgen hat. Damit ist die HeizkostenV die Grundlage für die Heizkostenabrechnung, die in der Regel jeder Wohnungsmieter in einem Mehrfamilienhaus einmal im Jahr erhält. Aus der Heizkostenabrechnung ergibt sich, wie viel ein Mieter im vergangenen Jahr für die bereitgestellte und verbrauchte Menge an Heizungsleistungen (für Warmwasser und Heizung) bezahlen muss.

Allerdings sind Heizkostenabrechnungen immer wieder fehlerhaft. Daher ist es für Mieter durchaus sinnvoll, sich mit dem Thema Heizkostenverordnung zu beschäftigen, um die nächste Heizkostenabrechnung auch hinsichtlich ihrer Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften überprüfen zu können.

Hintergrund: Worum geht es in der Heizkostenverordnung?

Die Heizkostenverordnung ist grundsätzlich die Grundlage jeder Heizkostenabrechnung. Die Verordnung gilt seit dem Jahr 1981 als deutsche Rechtsverordnung, die die Abrechnung von Warmwasser sowie Heizkosten sowohl in Miet- als auch Wohnungseigentumsverhältnissen mit Zentralheizung regelt. Dabei spielt es keine Rolle, um welche Form von Zentralheizung es sich handelt.

Es gibt aber dennoch einige Fälle, in denen die Heizkostenverordnung nicht anwendbar ist:

• Wohnt in einem Zweifamilienhaus neben dem Mieter der Vermieter selbst, ist die HKVO nicht anzuwenden. Wird die zweite Wohneinheit durch einen weiteren Mieter bewohnt, so ist die Heizkostenverordnung gültig.
• Für vermietete Einfamilienhäuser gilt die HKVO auch nicht.
• Auch in Mehrfamilienhäusern, in denen die Wohnungen durch Gasetagenheizungen beheizt werden, kommt die HeizkostenV nicht zum Tragen.
• Passivhäuser, also Häuser mit einem Heizwärmebedarf von weniger als 15 Kilowattstunden pro Quadratmeter, fallen ebenfalls nicht in den Geltungsbereich der Heizkostenverordnung. Hier stünde der Aufwand der Erstellung der verbrauchsabhängigen Abrechnung in keinem Verhältnis zu den Heizkosten.
• Wenn Verbrauchserfassung oder Kostenverteilung technisch nicht möglich oder nur mit unverhältnismäßig hohen Kosten möglich wäre. Unverhältnismäßig sind die Kosten nach § 11 HeizkostenV insbesondere dann, wenn sie sich in der Regel nicht innerhalb von zehn Jahren durch Einsparungen erwirtschaften lassen.
• Zudem sind Räume in Gebäuden vom Geltungsbereich der Heizkostenverordnung ausgenommen, die vor dem 1. Juli 1981 bezugsfertig geworden sind und in denen der Nutzer den Wärmeverbrauch nicht beeinflussen kann.

Was sind die Inhalte der Heizkostenverordnung?

Die Heizkostenverordnung umfasst insgesamt 14 Paragrafen. Diese regeln, in welchen Fällen die Heizkostenverordnung anzuwenden ist und in welcher Form eine Heizkostenabrechnung erstellt werden muss.

Zur leichteren Orientierung finden Sie hier einen Überblick über den Aufbau der Heizkostenverordnung:

• § 2 Heizkostenverordnung: Vorrangklausel
  Dies bedeutet, dass die Heizkostenverordnung – außer in den aufgeführten Ausnahmen – stets anzuwenden ist. Es ist also gerade nicht möglich, durch mietvertragliche Klauseln die Anwendung der Heizkostenverordnung auszuschließen.
• §§ 7 – 9 Heizkostenverordnung: Verteilung der Kosten
  In diesen Paragrafen finden sich Regelungen, in welcher Form die Heizkosten auf die unterschiedlichen Nutzer/Mieter verteilt werden müssen beziehungsweise können. Zudem ist geregelt, welche Kosten auf die unterschiedlichen Parteien umgelegt werden können.

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Heizkostenabrechnung: Was sind die grundsätzlichen Anforderungen an Form und Inhalt der Heizkostenabrechnung?

Laut Verbraucherzentrale zeigte eine Marktwächter-Untersuchung, dass etwa zwei Drittel der untersuchten Heizkostenabrechnungen fehlerhaft oder klärungsbedürftig waren. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass diese für den Mieter nachteilig erstellt wurden oder dass der Mieter einen höheren Rückerstattungsanspruch hat, als dies aus der Heizkostenabrechnung hervorgeht. Es bedeutet jedoch, dass es sinnvoll ist, die Heizkostenabrechnung zu überprüfen.

Hier erfahren Sie, welche grundsätzlichen Anforderungen an Form und Inhalt bei der Erstellung einer Heizkostenabrechnung gelten:

• Zwei Abschnitte: Eine Heizkostenabrechnung besteht in der Regel aus zwei Abschnitten. Im ersten werden die Heizkosten aufgeführt, die für das gesamte Wohngebäude im Abrechnungszeitraum angefallen sind. Im zweiten Abschnitt findet sich eine Aufteilung der Kosten auf die einzelnen Wohnungen, die nach einem festen Schlüssel verteilt werden.
• Transparenz: Die Heizkostenabrechnung muss in Textform abgefasst werden. Zudem ist diese so zu gestalten, dass daraus klar der tatsächliche Verbrauch der jeweiligen Mietwohnung hervorgeht. Denn eine Heizkostenabrechnung erfolgt auch den Zweck, den Mieter zu einem sparsamen Verbrauch anzuhalten.

Welche Posten können über die Heizkostenabrechnung vom Vermieter an den Mieter umgelegt werden?

Damit die oben genannten Anforderungen an die Transparenz erfüllt werden können, muss eine Heizkostenabrechnung eine Vielzahl von Inhalten enthalten. Aus diesen lässt sich dann ablesen, wie hoch der Verbrauch in der Gesamtimmobilie sowie in der konkreten Wohneinheit war und warum der einzelne Mieter welchen Anteil übernehmen muss. Laut Heizkostenverordnung dürfen insbesondere folgende Kosten auf die Mieter umgelegt werden (Aufzählung nicht abschließend, vgl. § 7 und § 2 BetrKV):

• Kosten für Rohstoff, also Heizöl, Gas, Pellets etc.
• Kosten für Strom, der für den Betrieb der Heizung notwendig ist
• Kosten für regelmäßige Messungen durch Schornsteinfeger
• Kosten für Pflege, Bedienung und Monitoring der Heizungsanlage

Nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen aber die Kosten für die Reparatur einer Heizungsanlage. Diese Kosten muss der Vermieter tragen und kann sie gerade nicht an die Mieter weitergeben.

Anhand welcher Kriterien lässt sich die Heizkostenabrechnung auf Fehler überprüfen?

Hier noch eine Auflistung der wichtigsten Punkte, bei denen sich häufig Fehler in die Heizkostenabrechnung einschleichen. Nicht alle Punkte sind für den juristischen und/oder kaufmännischen Laien immer ganz nachvollziehbar. Daher sollte im Zweifelsfall ein Fachanwalt oder ein Mieterschutzverein zu Rate gezogen werden.

Vergleichswerte der Vorjahre nutzen

Einen ersten Anhaltspunkt können die Heizkostenabrechnungen aus den Vorjahren bieten. Wenn sich an der Art der Nutzung der Wohnung nichts geändert hat und die Energiepreise sich nicht übermäßig stark verändert haben, sollten die Heizkosten in etwa vergleichbar sein. Wenn nicht, lohnt sich ein genauerer Blick auf die Abrechnung.

Jährlichen Abrechnungszeitraum überprüfen

Heizkostenabrechnungen müssen sich jeweils auf ein komplettes Jahr beziehen. Aufeinander folgende Heizkostenabrechnungen vom gleichen Vermieter müssen nahtlos sein. Das bedeutet, sie dürfen sich weder überlappen, noch eine Lücke aufweisen. Wichtig: Bei einem Nutzerwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums muss der Gebäudeeigentümer grundsätzlich eine Zwischenablesung vornehmen. Verbrauchsabhängige Kosten werden auf Grundlage dieser Zwischenablesung auf Vor- und Nachnutzer verteilt; übrige Wärmekosten werden nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, übrige Warmwasserkosten zeitanteilig aufgeteilt.

Einhaltung der 12-Monats-Abrechnungsfrist überprüfen

Der Vermieter muss über Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abrechnen; die Abrechnung muss Ihnen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Geht die Abrechnung später zu, ist eine Nachforderung des Vermieters grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Prüfen Sie verspätete Abrechnungen daher gezielt, statt eine Nachzahlung ungeprüft zu leisten oder zu verweigern.

Überprüfung der Differenz zwischen Vorauszahlung und Jahresabrechnung

In den meisten Fällen leisten Mieter eine Heizkostenvorauszahlung, die zusammen mit der Miete monatlich entrichtet wird. Aus der Heizkostenabrechnung muss eindeutig ersichtlich sein:

• wie viel Sie an Vorauszahlungen geleistet haben,
• wie hoch die Differenz zwischen Vorauszahlung und tatsächlich geschuldeten Kosten für das Heizen ist
• und wie hoch eine etwaige Rück- oder Nachzahlung ausfällt.

Energiekosten überprüfen

Aus der Heizkostenabrechnung muss hervorgehen, welcher Rohstoff zum Heizen verwendet wird. Zudem müssen die konkreten Preise für diesen Rohstoff angegeben werden. Hier gibt es zahlreiche sehr komplexe Spezialregeln, die meist nur von Fachleuten überprüft werden können. Hierzu zählen insbesondere:

– First in – First out-Regel: Wird etwa ein Öltank in einer Heizperiode mehrfach befüllt, so erfolgt das Nachfüllen in der Regel nicht erst, wenn der Tank komplett leer ist. Bei der Berechnung muss dies aber unterstellt werden. Daher muss für die Heizkostenabrechnung zunächst die komplette Menge an Heizöl (zu den tatsächlichen Einkaufskosten) zugrunde gelegt werden, danach die zweite Befüllung und so weiter. Es darf kein Mittelwert der Heizölpreise zugrunde gelegt werden.

Verteilerschlüssel überprüfen

Heizkosten dürfen nicht einfach pauschal auf mehrere Mieter umgelegt werden. Die Heizkostenabrechnung enthält klare Vorgaben dazu, nach welchem Verteilschlüssel die Kosten den jeweiligen Mietparteien zuzuweisen sind. Danach gilt:

• 50 bis 70 Prozent der Heizkostenabrechnung müssen sich nach dem individuellen Wärmeverbrauch der jeweiligen Wohneinheit richten
• nur 30 bis 50 Prozent dürfen anteilig nach Wohn- und Nutzfläche beziehungsweise umbautem Raum zugewiesen werden

Umlage der Kosten für leerstehende Mietwohnungen prüfen

Steht in einem Mehrfamilienhaus eine Wohnung leer, so darf der Vermieter die Heizkosten für diese Wohneinheit nicht einfach auf die anderen Mieter umlegen. Vielmehr muss der Mieter diese Kosten selbst tragen, denn er ist für diesen Zeitraum der Nutzer der Mietwohnung.

Fehlerhafte Heizkostenabrechnung: Welche Rechte und Möglichkeiten hat der Mieter?

Wenn eine Heizkostenabrechnung eine Unklarheit oder einen Fehler enthält, so hat der Mieter mehrere Möglichkeiten, gegen die fehlerhafte Abrechnung vorzugehen. Zunächst empfiehlt es sich, den Vermieter anzusprechen. Vielleicht handelt es sich lediglich um ein Versehen und die Heizkostenabrechnung wird einfach berichtigt. Sollte der Mieter dies nicht wollen oder der Vermieter reagiert nicht auf die Beanstandung, so hat der Mieter weiterrechende Möglichkeiten. Grundsätzlich gilt:

• Widerspruch: Innerhalb eines Jahres (12 Monate) nach Zugang der Heizkostenabrechnung können Mieter Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung einlegen.
• Rückzahlungsanspruch/Anspruch auf Minderung der Nachzahlung: Enthält die Heizkostenabrechnung Fehler, die dazu führen, dass die Rückzahlung zu gering oder eine Nachzahlung zu hoch ausfällt, so hat der Mieter einen Anspruch auf Korrektur der Heizkostenabrechnung und Erstattung des zu viel gezahlten Betrages beziehungsweise auf Reduzierung der zu hohen Nachforderung. Allerdings sollten Mieter sich für eine korrigierte Berechnung der Heizkostenabrechnung fachkompetente Hilfe holen.

Novellierung der Heizkostenverordnung

Nach Verabschiedung der EU Energieeffizienzrichtlinie war eine Novellierung der Heizkostenverordnung notwendig. Mit der neuen HKVO sollte neben einer besseren Kontrolle des Energieverbrauchs den Mietern auch Anreize zum Energiesparen gegeben werden.
Folgende Punkte sind in der Novelle enthalten:

• Fernablesbarkeit der Messgeräte – Seit 1. Dezember 2021 neu installierte Ausstattungen zur Verbrauchserfassung müssen grundsätzlich fernablesbar sein; nicht fernablesbare Bestandsgeräte müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.
• Mieterinformation – Sind fernablesbare Geräte installiert, müssen Vermieter ihre Mieter seit 1.1.2022 monatlich über ihren Verbrauch informieren.

Auch müssen seit der Novelle mehr Informationen in der Heizkostenabrechnung enthalten sein:

• Brennstoffmix
• Steuern
• Abgaben
• tatsächliche Energiepreise
• Gesamtenergiekosten
• CO2-Emissionen
• Kontaktstellen für Beratungsstellen zum Energiesparen.

Bei fehlender Fernablesbarkeit entgegen § 5 Abs. 2 oder 3 HeizkostenV oder fehlender beziehungsweise unvollständiger Verbrauchsinformation nach § 6a HeizkostenV kann der Nutzer den auf ihn entfallenden Kostenanteil um 3 Prozent kürzen. Wird entgegen der HeizkostenV nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, sieht § 12 Abs. 1 HeizkostenV ein Kürzungsrecht von 15 Prozent vor.

Fazit

Die Heizkostenverordnung ist die Basis der Heizkostenabrechnung. Die Heizkostenabrechnung regelt,

• Wie eine Heizkostenabrechnung zu erfolgen hat
• Für welche Mietverhältnisse sie gilt
• Welche Kosten rund um das Heizen auf den Mieter umgelegt werden dürfen
• Wie die Gesamtheizkosten für ein Wohnhaus auf die einzelnen Parteien umgelegt werden

Mieter sollten ihre Heizkostenabrechnung überprüfen. Denn Untersuchungen der Verbraucherzentralen zeigen: Viele geprüfte Abrechnungen sind fehlerhaft oder klärungsbedürftig.

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