Ratgeber Heizkostenabrechnung
Für Mieter fallen neben der eigentlichen Miete auch Nebenkosten an. Diese Nebenkosten wiederum werden weiter unterteilt in Nebenkosten und Betriebskosten. Zu den Betriebskosten zählen unter anderem Wartungsarbeiten, Schornsteinfeger oder eben auch die Heizkosten. Die Heizkosten unterscheiden sich von den übrigen Nebenkosten bei der Abrechnung. Während die Kosten für Müllabfuhr und Straßenreinigung einfach auf die Anzahl der Bewohner umgelegt werden können, dürfen die Heizkosten nicht pauschal abgerechnet werden. Damit stellen die Heizkosten, sowie die Heizkostenabrechnung, eine Besonderheit dar.
Das Wichtigste in Kürze
- 50 bis 70 Prozent der Heizkosten werden nach Verbrauch verteilt, der Rest nach Wohnfläche (§ 7 HeizkostenV).
- Laut Verbraucherzentrale sind rund zwei Drittel der untersuchten Heizkostenabrechnungen fehlerhaft oder klärungsbedürftig.
- Bei Verstößen können Mieter den Kostenanteil um 15 % (nicht verbrauchsabhängig) oder 3 % (fehlende Fernablesung) kürzen.
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Normalerweise sollten Vermieter sich mit diesem Thema auskennen. Eine Marktwächter-Untersuchung der Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz aus dem Jahr 2018 zeigte jedoch: Rund zwei Drittel der geprüften Heizkostenabrechnungen waren fehlerhaft oder zumindest klärungsbedürftig; nur etwa ein Drittel war ohne erkennbaren Fehler.
Heizkosten – Abrechnung nach Verbrauch
Die Regelungen zur Heizkostenabrechnung sind in der Heizkostenverordnung festgeschrieben. In dieser Verordnung (HeizkostenV oder HKVO) sind die Vorschriften über die Abrechnung der Heizkosten und Warmwasser enthalten. Angewendet wird die Verordnung bei Anlagen mit mindestens 2 Nutzern, die eine gemeinsame Heizungsanlage haben. Wird in Zweifamilienhäusern eine Wohneinheit vom Vermieter selbst genutzt, gilt die Verordnung ebenso wenig wie bei Gasetagenheizungen in Mehrfamilienhäusern oder in vermieteten Einfamilienhäusern.
Nach § 7 HeizkostenV sind bei zentralen Heizungsanlagen mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen; die übrigen Kosten werden nach Wohn- oder Nutzfläche oder nach umbautem Raum verteilt. Bei bestimmten älteren öl- oder gasbeheizten Gebäuden ist ein Verbrauchsanteil von 70 Prozent vorgeschrieben. Deshalb müssen die Räume grundsätzlich mit geeigneten Ausstattungen zur Verbrauchserfassung versehen sein; Nutzer müssen den Einbau dulden. Werden unterschiedliche Gerätearten eingesetzt, ist eine Vorerfassung nach Nutzergruppen erforderlich. Neu installierte Geräte müssen seit 1. Dezember 2021 grundsätzlich fernablesbar sein; ältere nicht fernablesbare Geräte sind bis 31. Dezember 2026 nachzurüsten oder auszutauschen, sofern keine Ausnahme greift.
Ausnahmen von der verbrauchsabhängigen Abrechnung sind in § 11 HeizkostenV eng geregelt. Dazu zählen unter anderem Alters-, Pflege-, Studenten- und Lehrlingsheime sowie Räume in Gebäuden, die überwiegend mit Wärme aus Wärmerückgewinnungs- oder Solaranlagen versorgt werden. Bei KWK- oder Abwärmeanlagen gilt die Ausnahme nur, wenn der Wärmeverbrauch des Gebäudes nicht erfasst wird.
Welche Heizkosten sind für die Umlage geeignet?
Bei den Heizkosten werden nicht ausschließlich die Ausgaben für Brennstoffe umgelegt. Die nachfolgende Auflistung zeigt die wichtigsten umlagefähigen Heizungsbetriebskosten nach § 7 HeizkostenV. Zusätzlich müssen bei Brennstoff- oder Wärmelieferungen mit CO2-Kosten der Mieteranteil, die Gebäudeeinstufung und die Berechnungsgrundlagen in der Heizkostenabrechnung ausgewiesen werden.
Formelle Mindestanforderungen nach § 556 Abs. 3 BGB und Rechtsprechung, HeizkostenV-Zusatzinfos (§ 6a) und CO₂-Kostenaufteilung (CO₂KostAufG):
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Was tun bei Fehlern? Formelle Fehler (z. B. fehlender Verteilerschlüssel) können die Abrechnung unwirksam machen. Bei inhaltlichen Fehlern: Belegeinsicht verlangen, schriftlich beanstanden – Einwendungen müssen innerhalb von 12 Monaten nach Zugang erfolgen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Fehlende HeizkostenV-Infos berechtigen zu 3 % Kürzung nach § 12 HeizkostenV. Bei Streit: Mieterverein oder Verbraucherzentrale. Keine Rechtsberatung im Einzelfall.
- Kosten für Brennstoffe – Vermieter sind verpflichtet, kostengünstig einzukaufen
- Das Warten, Ablesen und Mieten der Heizkostenzähler
- Die Wartung der Anlage
- Monitoring, Pflege und Bedienung der Anlage
- Der Strom, welcher für die Bedienung der Anlage aufgebracht wird
- Die Pflichtmessungen durch den Schornsteinfeger, wenn diese nicht in der Nebenkostenabrechnung enthalten sind
Wichtig: Reparaturen und der Austausch von Geräten sind hingegen nicht umlagefähig.
Mieter sollten auch auf versteckte Kosten achten. Bei Vollserviceverträgen dürfen nur umlagefähige Heizungsbetriebskosten in die Heizkostenabrechnung einfließen, etwa Ablesung, Berechnung, Gerätemiete oder Wartung. Nicht umlagefähige Anteile wie Reparaturen, Instandhaltung oder Verwaltungskosten müssen herausgerechnet werden.
Werden die Erfassungsgeräte nicht angemietet, sondern gekauft, gehört der Kaufpreis nicht als laufender Posten in die Heizkostenabrechnung. Je nach Maßnahme kann eine Modernisierungsmieterhöhung nach § 559 BGB in Betracht kommen; aktuell beträgt der allgemeine Umlagesatz 8 Prozent der für die Wohnung aufgewendeten Kosten pro Jahr, nicht 11 Prozent. Eichkosten und Kosten der Verwendung der Verbrauchserfassung sind dagegen nach § 7 HeizkostenV als Heizungsbetriebskosten umlagefähig.
Heizkostenabrechnung – Zahlung
Vorauszahlungen sind pro Monat zulässig, Pauschalen dürfen jedoch nicht eingezogen werden. Abschläge müssen sich an den tatsächlichen Heizkosten orientieren und dürfen nicht zu hoch angesetzt werden. Eine genaue Abrechnung der Heizkosten findet einmal jährlich statt.
Selbst wenn die Heizkostenabrechnung von einer professionellen Firma durchgeführt wird, sollten Mieter wachsam sein. Auch dort werden immer wieder Fehlergemacht. Am besten, man kontrolliert vorher schon selbst die Daten und gleicht diese dann mit den Ergebnissen der Dienstleistungsfirma ab. Folgende Grundsätze sollten immer beachtet werden:
- Eine Abrechnung wird grundsätzlich in Textform dargebracht.
- Die Gesamtkosten und Verteilerschlüssel müssen nachvollziehbar dargestellt werden. Bei bevorrateten Brennstoffen wie Heizöl oder Pellets gehören dazu Anfangsbestand, Lieferungen, Verbrauch und Endbestand des Abrechnungszeitraums; bei netzgebundenen Energien wie Erdgas oder Fernwärme sind stattdessen die bezogene Verbrauchsmenge, der zugehörige Zeitraum und die Kosten nachvollziehbar auszuweisen. Für Abrechnungszeiträume ab 1. Dezember 2021 gehören außerdem die zusätzlichen Informationen nach § 6a HeizkostenV dazu, etwa Energieträger, Steuern und Abgaben, Kosten der Verbrauchserfassung sowie Verbrauchsvergleiche.
- Der Abrechnungszeitraum, welcher meist 12 Monate beträgt, muss erkennbar sein.
- Vorauszahlungen, falls welche geleistet wurden, müssen verrechnet werden.
- Eine Aufschlüsselung der Heizkosten auf die einzelnen Mieter muss so vorgenommen werden, dass die einzelnen Bewohner das Verfahren auch verstehen können.
- Die verbrauchsabhängig umgelegten Kosten müssen aufgezeigt werden. Dazu muss auch eine genaue Auflistung über die Größen der einzelnen Mietbereiche beigefügt werden.
- Der Schluss sollte die zu zahlenden Nachzahlungen aufführen oder die Rückzahlungen, die der Mieter noch erhält.
Ist die Heizkostenabrechnung fehlerhaft oder unverständlich, sollten Mieter fristgerecht schriftlich widersprechen und Belegeinsicht verlangen. Bei formellen Mängeln (etwa fehlender Verbrauchsanteil, unvollständige Pflichtangaben nach § 6a HeizkostenV) kann ein Zurückbehaltungsrecht bestehen; bei rein inhaltlichen Zweifeln empfiehlt es sich, die fällige Nachzahlung „unter Vorbehalt der Rückforderung“ zu leisten, um keinen Mietrückstand zu riskieren. Wer eine Nachzahlung trotz offener Prüfung leistet, sollte dies ausdrücklich „unter Vorbehalt der Rückforderung“ tun. Bei Verstößen gegen die HeizkostenV kommt je nach Fall ein Kürzungsrecht nach § 12 HeizkostenV in Betracht: 15 Prozent bei nicht verbrauchsabhängiger Abrechnung und 3 Prozent bei fehlender fernablesbarer Ausstattung oder fehlenden Informationen nach § 6a HeizkostenV.
Eine Zahlung beendet die Prüfungsmöglichkeiten nicht automatisch. Einwendungen gegen die Betriebs- und Heizkostenabrechnung müssen Mieter grundsätzlich spätestens innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung mitteilen; bei Zahlungen während der Prüfung ist ein Vorbehalt sinnvoll.
Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei die Betriebskostenvorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, können Mieter eine Senkung der künftigen Vorauszahlungen verlangen.
Über Betriebskostenvorauszahlungen ist jährlich abzurechnen; die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Vermieter eine Nachforderung grundsätzlich nicht mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.
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