Ratgeber Heizkostenabrechnung
Für Mieter fallen neben der eigentlichen Miete auch Nebenkosten an. Diese Nebenkosten wiederum werden weiter unterteilt in Nebenkosten und Betriebskosten. Zu den Betriebskosten zählen unter anderem Wartungsarbeiten, Schornsteinfeger oder eben auch die Heizkosten. Die Heizkosten unterscheiden sich von den übrigen Nebenkosten bei der Abrechnung. Während die Kosten für Müllabfuhr und Straßenreinigung einfach auf die Anzahl der Bewohner umgelegt werden können, dürfen die Heizkosten nicht pauschal abgerechnet werden. Damit stellen die Heizkosten, sowie die Heizkostenabrechnung, eine Besonderheit dar.
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Normalerweise sollten Vermieter sich bestens mit diesem Thema auskennen. Leider ist es lt. einer aktuellen Untersuchung der Verbraucherzentrale in Rheinland-Pfalz so, dass jede dritte Heizkostenabrechnung fehlerhaft ausfällt.
Heizkosten – Abrechnung nach Verbrauch
Die Regelungen zur Heizkostenabrechnung sind in der Heizkostenverordnung festgeschrieben. In dieser Verordnung (HeizkostenV oder HKVO) sind die Vorschriften über die Abrechnung der Heizkosten und Warmwasser enthalten. Angewendet wird die Verordnung bei Anlagen mit mindestens 2 Nutzern, die eine gemeinsame Heizungsanlage haben. Wird in Zweifamilienhäusern eine Wohneinheit vom Vermieter selbst genutzt, gilt die Verordnung ebenso wenig wie bei Gasetagenheizungen in Mehrfamilienhäusern oder in vermieteten Einfamilienhäusern.
In der Verordnung ist vermerkt, dass 50 bis 70 Prozent der in einem Jahr anfallenden Heizkosten verbrauchsabhängig zu berechnen sind. (Die verbliebenen Heizkosten (30% – 50%) werden anhand der Wohnungsgröße berechnet. Alternativ können diese jedoch auch anhand der Kubikmeter Raumluft erfasst werden.)Aus diesem Grund ist es nötig, sämtliche Heizkörper mit sog. Wärmemessgeräten auszustatten. Dies betrifft natürlich nur die vermieteten Räumlichkeiten. Jede Wohnung in einer Einheit muss natürlich mit den gleichen Mess- und Erfassungsgeräten ausgestattet sein. Dem Mieter steht es nicht zu, die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung zu verweigern. In diesem Sonderfall kann der Vermieter ihn gerichtlich dazu zwingen.
Ausnahmen für die verbrauchsabhängige Abrechnung sind ausdrücklich in der Verordnung geregelt. Dies gilt neben Studenten-, Alters- und Pflegeheime auch für Gebäude, die mit Wärme aus Solaranlagen oder KWK-Anlagen geheizt werden.
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Welche Heizkosten sind für die Umlage geeignet?
Bei den Heizkosten werden allerdings nicht ausschließlich die Ausgaben für Brennstoffe umgelegt. Die nachfolgende Auflistung zeigt, was laut Verordnung alles in die Heizkosten einfließt:
- Kosten für Brennstoffe – Vermieter sind verpflichtet, kostengünstig einzukaufen
- Das Warten, Ablesen und Mieten der Heizkostenzähler
- Die Wartung der Anlage
- Monitoring, Pflege und Bedienung der Anlage
- Der Strom, welcher für die Bedienung der Anlage aufgebracht wird
- Die Pflichtmessungen durch den Schornsteinfeger, wenn diese nicht in der Nebenkostenabrechnung enthalten sind
Wichtig: Reparaturen und der Austausch von Geräten sind hingegen nicht umlagefähig.
Mieter sollten auch auf versteckte Kosten achten. Hat der Vermieter Verträge mit Vollserviceunternehmen geschlossen, sind diese Beträge auf die Mieter umzulegen und es entstehen höhere Kosten.
Werden die Zähler für die Heizkosten nicht angemietet, sondern erworben, kann der Erwerb ebenfalls umgelegt werden. Dies darf jedoch nicht in der Heizkostenabrechnung zu Buche schlagen. Es ist jedoch möglich, den Wert mit 11% der Anschaffungskosten bei der Jahresmiete umzulegen. Eichkosten dürfen wiederum an die Mieter weitergegeben werden
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Heizkostenabrechnung – Zahlung
Vorauszahlungen sind pro Monat zulässig, Pauschalen dürfen jedoch nicht eingezogen werden. Abschläge müssen sich an den tatsächlichen Heizkosten orientieren und dürfen nicht zu hoch angesetzt werden. Eine genaue Abrechnung der Heizkosten findet einmal jährlich statt.
Selbst wenn die Heizkostenabrechnung von einer professionellen Firma durchgeführt wird, sollten Mieter wachsam sein. Auch dort werden immer wieder Fehlergemacht. Am besten, man kontrolliert vorher schon selbst die Daten und gleicht diese dann mit den Ergebnissen der Dienstleistungsfirma ab. Folgende Grundsätze sollten immer beachtet werden:
- Eine Abrechnung wird grundsätzlich in Textform dargebracht.
- Die Gesamtkosten müssen dargestellt werden. Dazu zählen auch die Brennmaterialien (Darstellung: vor und nach der Abrechnungsperiode).
- Der Abrechnungszeitraum, welcher meist 12 Monate beträgt, muss erkennbar sein.
- Vorauszahlungen, falls welche geleistet wurden, müssen verrechnet werden.
- Eine Aufschlüsselung der Heizkosten auf die einzelnen Mieter muss so vorgenommen werden, dass die einzelnen Bewohner das Verfahren auch verstehen können.
- Die verbrauchsabhängig umgelegten Kosten müssen aufgezeigt werden. Dazu muss auch eine genaue Auflistung über die Größen der einzelnen Mietbereiche beigefügt werden.
- Der Schluss sollte die zu zahlenden Nachzahlungen aufführen oder die Rückzahlungen, die der Mieter noch erhält.
Ist die ausgestellte Heizkostenabrechnung fehlerhaft oder wird sie von den Mietern nicht verstanden, sollte sie vorerst auch nicht beglichen werden.
Mieter, die erst bezahlen und im Anschluss aber merken, dass etwas mit der Abrechnung nicht stimmt, der hat kein Anrecht mehr auf eine Rückzahlung. Mit der Überweisung wurde die Heizkostenabrechnung anerkannt.
Waren die Vorauszahlungen durch die Mieter zu hoch, müssen diese zum nächsten Jahr angepasst werden.
Die Heizkostenabrechnung ist schnellstmöglich nach dem Abschluss einer Periode zu erstellen. Allerdings muss dem Vermieter auch ein gewisser Zeitraum eingeräumt werden, in dem er die Daten aufbereitet.
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