Heizkostenabrechnung

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Ratgeber Heizkostenabrechnung

Heizkosten sparen © Digitalpress, fotolia.com
Heizkosten sparen © Digitalpress, fotolia.com

Die Heizkosten unterscheiden sich von übrigen Nebenkosten bei der Abrechnung. Dies liegt daran, dass bei einzelnen Wohnparteien Unterschiede in der Höhe auftreten können. Die Rechnungen für Müllabfuhr und Straßenreinigung können hingegen einfach auf die Anzahl der Bewohner umgelegt werden. Damit stellen die Heizkosten, sowie die Heizkostenabrechnung, eine Besonderheit dar.

Normalerweise sollten Vermieter sich bestens mit diesem Thema auskennen. Leider ist es lt. einer aktuellen Untersuchung der Verbraucherzentrale in Rheinland-Pfalz so, dass jede dritte Heizkostenabrechnung fehlerhaft ausfällt.

Die Heizkosten dürfen nicht in Warmmieten mit einfließen und Pauschalen sind hier ebenfalls nicht zulässig. Dies ergibt sich schon aus der Tatsache, dass in unterschiedlichen Jahreszeiten auch Heizkosten in verschiedener Höhe anfallen.

Heizkostenabrechnung: Die Abrechnung zu prüfen kann sich lohnen
Heizkostenabrechnung: Die Abrechnung zu prüfen kann sich lohnen

Heizkosten – Abrechnung nach Verbrauch

Die Regelungen zur Heizkostenabrechnung sind in der Heizkostenverordnung festgeschrieben. Dort ist vermerkt, dass zumindest die Hälfte der in einem Jahr anfallenden Heizkosten verbrauchsabhängig zu berechnen sind.

Aus diesem Grund ist es nötig sämtliche Heizkörper mit sog. Wärmemessgeräten auszustatten. Dies betrifft natürlich nur die vermieteten Räumlichkeiten. Es gibt unterschiedliche Modelle, aber ein haben sie gemein. Man kann von ihnen Rückschlüsse über den Verbrauch von Heizkosten ziehen.

Jede Wohnung muss natürlich mit den gleichen Modellen ausgestattet sein. Dem Mieter steht es nicht zu die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung zu verweigern. In diesem Sonderfall kann der Vermieter ihn gerichtlich dazu zwingen.

Heizkosten können jedoch auch umgelegt werden, sofern sie verbrauchsabhängig sind. Dies muss mindestens zu 50% und darf höchstens zu 70% geschehen. Ist eine solche Quote einmal festgelegt worden, ist die einzige Möglichkeit diese zu ändern, das Einverständnis sämtlicher Mieter.

Heizkostenabrechnung; Die Aufteilung der Grund- und Verbrauchskosten
Heizkostenabrechnung; Die Aufteilung der Grund- und Verbrauchskosten

Eine Ausnahme liegt in den ersten drei Jahren vor, dort darf eine Änderung erfolgen. Dies ist ebenfalls gestattet, sofern durch einen Umbau mehr Energie eingespart wird. Die verbliebenen Heizkosten (30% – 50%) werden anhand der Wohnungsgröße berechnet. Alternativ können diese jedoch auch anhand der Kubikmeter Raumluft erfasst werden.

Heizkosten: Die verbrauchsabhängige Abrechnung ist die Regel, es gibt aber Ausnahmen
Heizkosten: Die verbrauchsabhängige Abrechnung ist die Regel, es gibt aber Ausnahmen

Besonders wenn die Wohneinheiten verschiedene Raumhöhen aufweisen, scheint diese Variante doch gerechter zu sein. Da diese Form der Rechnungserstellung im Bezug auf Heizkosten aber um einiges komplizierter ist, wird sie nur selten angewandt.

Heizkostenabrechnung: Kosten müssen aufgeschlüsselt werden
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Welche Heizkosten sind für die Umlage geeignet?

Zahlreiche Leute denken, dass bei den Heizkosten ausschließlich die Ausgaben für Brennstoffe umgelegt werden können. Dabei handelt es sich jedoch um einen Irrtum. Die nachfolgende Auflistung zeigt, was in Wirklichkeit alles umgelegt werden kann:

Wichtig: Reparaturen und der Austausch von Geräten ist hingegen nicht umlagefähig.

Heizkostenabrechnung: Nicht alle Kosten sind umlagefähig
Heizkostenabrechnung: Nicht alle Kosten sind umlagefähig

Dies wird von Vermietern jedoch häufig versucht, meistens aus Unkenntnis. Der Mieter sollte auch auf versteckte Kosten achten. Hat der Vermieter Verträge mit Vollserviceunternehmen geschlossen, sind diese Beträge auf die Mieter umzulegen und es entstehen höhere Kosten.

Werden die Zähler für die Heizkosten nicht angemietet, sondern erworben, kann der Erwerb ebenfalls umgelegt werden. Dies darf sich jedoch nicht in der Heizkostenabrechnung zu Buche schlagen. Es ist jedoch möglich den Wert mit 11% bei den Anschaffungskosten der Jahresmiete umzulegen. Eichkosten dürfen an die Mieter weitergegeben werden.

Heizkostenabrechnung – Zahlung

Vorauszahlungen sind pro Monat zulässig, Pauschalen dürfen jedoch nicht eingezogen werden. Abschläge müssen sich an tatsächlichen Heizkosten orientieren und dürfen nicht zu hoch angesetzt werden. Eine genau Abrechnung der Heizkosten findet einmal jährlich statt.

Selbst wenn die Heizkostenabrechnung von einer professionellen Firma durchgeführt wird, sollte der Mieter wachsam sein. Auch dort werden regelmäßig Fehler begangen. Am besten es wird vorher schon selber kontrolliert und dann mit den Ergebnissen der Arbeiter verglichen. Folgende Grundsätze sollten immer beachtet werden:

  • Eine Abrechnung wird grundsätzlich in Textform dargebracht
  • Gesamtkosten müssen dargestellt werden. Dazu zählen auch die Brennmaterialien (Darstellung: vor und nach der Abrechnungsperiode)
  • Der Abrechnungszeitraum, welcher meist 12 Monate beträgt, muss erkennbar sein
  • Vorauszahlungen, falls welche geleistet wurden, müssen verrechnet werden
  • Eine Aufschlüsselung der Heizkosten auf die einzelnen Mieter muss so vorgenommen werden, dass die einzelnen Bewohner das Verfahren auch verstehen können
  • Die verbrauchsabhängig umgelegten Kosten müssen aufgezeigt werden. Dazu muss auch eine genaue Auflistung über die Größen der einzelnen Mietbereiche beigefügt werden
  • Der Schluss sollte die zu zahlenden Nachzahlungen aufführen oder die Rückzahlungen, die der Mieter noch erhält

Ist die ausgestellte Heizkostenabrechnung fehlerhaft oder wird sie von den Mietern nicht verstanden, sollte sie vorerst auch nicht beglichen werden.

Funktionieren die Messgeräte richtig?
Funktionieren die Messgeräte richtig?

Wer den Fehler begeht und erst bezahlt, im Anschluss aber merkt, dass etwas nicht stimmt, der hat kein Anrecht mehr auf eine Rückzahlung. Mit der Überweisung wurde die Heizkostenabrechnung anerkannt.

Waren die Vorauszahlungen durch die Mieter zu hoch, müssen diese zum nächsten Jahr besser reguliert werden.

Die Heizkostenabrechnung ist schnellstmöglich nach dem Abschluss einer Periode zu erstellen. Allerdings muss dem Vermieter auch ein gewisser Zeitraum eingeräumt werden, in dem er die Daten aufbereitet.

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