Ratgeber zur Betriebskostenabrechnung und den dazugehörigen Heizkosten

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Dieser Artikel wurde in Zusammenarbeit mit der Firma Lexware erstellt (Anzeige)

Heizkosten Abrechnung © M Schuppich, fotolia.com
Heizkosten Abrechnung © M Schuppich, fotolia.com
Für Vermieter wie für Mieter gleichermaßen sind die Betriebskosten und die dazugehörige Abrechnung ein wichtiges Thema. Ein entscheidendes Element der Betriebskosten sind außerdem in vielen Mietverhältnissen die Heizkosten. Grund genug, sich mit diesem Thema eingehend zu beschäftigen. Was müssen Mieter und Vermieter zunächst allgemein über die Betriebskostenabrechnung wissen?

Was sind Betriebskosten?

Der Eigentümer oder die Eigentümergemeinschaft, welche ein Objekt besitzt, muss dafür Betriebskosten zahlen. Sie fallen bei der Bewirtschaftung einer Immobilie an. Ist ein Objekt ganz oder teilweise vermietet, wird häufig im Mietvertrag zwischen Vermieter und Mieter vereinbart, dass der Mieter anteilig dem Vermieter die Kosten dafür zurückerstattet. Denn der Vermieter hat bereits Betriebskosten bezahlt. Wie diese Rückerstattung durch den Mieter abläuft, muss dabei im Mietvertrag festgehalten sein. Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Wege, dies zu erreichen:

Zwei Wege der konkreten Abwicklung

  • 1. Meistens wird eine monatliche Pauschale vom Mieter als Vorauszahlung geleistet. Durch diese umgangssprachlich „Abschlag“ genannte Zahlung stellt der Mieter sicher, dass die Eigentümer über das notwendige Kapital verfügen, die laufenden Bewirtschaftungskosten zu bewältigen. Durch die jährlich durchgeführte Betriebskostenabrechnung stellt sich dann heraus, ob die pauschal und vorab gezahlten Beträge des Mieters genügen, die tatsächlich entstandenen Betriebskosten zu decken. Demzufolge können bei diesem Weg der Betriebskostenverwaltung zwei Ergebnisse aus Mietersicht eintreten: Entweder er muss etwas nachzahlen oder er bekommt zu viel gezahlte Beträge vom Vermieter zurückerstattet.
  • 2. Der Vermieter kann auch mit dem Mieter im Mietvertrag eine angemessene Pauschale für die Betriebskosten vereinbaren, mit der die Betriebskosten insgesamt abgegolten sind. Das Verfahren stellt sich aus Mietersicht ähnlich wie der erste Weg dar.

Gesetzliche Grundlagen und Details

Der Begriff Betriebskosten ist in Paragraf 1 der Betriebskostenvereinbarung (BetrKV) geregelt. Eigentümer oder Erbbauberechtigte haben Kosten, welche durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch eines Grundstücks sowie aller darauf befindlichen Gebäude oder Anlagen entstehen. Wichtig ist, dass einmalige Kosten NICHT dazugehören, sondern nur laufende Kosten, welche durch das Erbbaurecht oder die Eigentümerschaft entstehen.

In Paragraf 2 der BetrKV sind Betriebskostenarten aufgeführt, die verwendet werden können. Da es darum geht, welche dieser Kosten gesetzlich auf den Mieter umgelegt werden können und welche nicht, finden sich hierzu viele detaillierte Ratgeber. Detaillierte Erläuterungen zu möglichen, also gesetzlich zulässigen Posten dieser Abrechnung bietet beispielsweise ein Artikel auf dem Unternehmerportal der Firma Lexware.

Unter diese Liste von Posten fallen beispielsweise die wichtigen Heizkosten, aber auch die Aufwendungen für die Wasserversorgung, die öffentlichen Lasten des Grundstücks sowie weitere Kosten für

  • die Müllabfuhr,
  • die Gebäude- und Straßenreinigung,
  • einen Hausmeister,
  • die Beleuchtung,
  • die Schornsteinreinigung,
  • die Gartenpflege,
  • die Ungezieferbekämpfung,
  • die Sach- und Haftpflichtversicherung sowie
  • die Aufwendungen für einen TV- oder Kabelanschluss.

Für eine wirksame Betriebskostenvereinbarung müssen alle entsprechenden Kosten laut Paragraf 556 Absatz 1, S. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) explizit aufgeführt sein. Nur regelmäßig anfallende Kosten dürfen aufgeführt sein. Eine Unterscheidung, welche Kosten zulässig sind und welche nicht, führt beispielsweise die Webseite des Berliner Mietergemeinschaft e.V. detailliert auf.

In der Betriebskostenabrechnung muss laut Paragraf 556a, Absatz 1, S.1 BGB, entweder ausdrücklich ein Umlageschlüssel vereinbart werden oder es gilt – falls er nicht erwähnt ist – die Umlage nach Wohnfläche: Genauer gesagt, der Anteil der vom Mieter genutzten Wohnfläche an der gesamten, verfügbaren Wohnfläche ist entscheidend.

Die Beschaffenheit der Betriebskostenabrechnung und die Heizkostenabrechnung

In Paragraf 556, Absatz 3 des BGB, wird festgelegt, was die jährlich fällige Betriebskostenvereinbarung enthalten muss, wenn eine Vorauszahlung des Mieters im Mietvertrag vereinbart wurde. Einen Teil davon bildet die Heizkostenabrechnung. Sie bezieht sich auf die Kosten, welche durch Wärmelieferung und Warmwasserlieferung entstehen. Technische Details sind hierbei durch die Norm DIN 4713 festgelegt. Darüber hinaus existiert die Heizkostenverordnung, die die gesetzlichen Vorgaben dazu ausführt.

Insgesamt muss die Betriebskostenabrechnung zumindest folgende Elemente enthalten: Der bereits gezahlte Abschlag der Mietpartei muss abgezogen sein. Überdies muss der Anteil, der auf die vermieteten Räumlichkeiten entfällt, für jede Betriebskostenart aufgeführt werden. Der Umlageschlüssel muss angegeben und erläutert werden. Schlussendlich muss noch eine Aufstellung über die kompletten Kosten der Liegenschaft, welche Gegenstand der Betriebskostenabrechnung ist, angegeben werden.

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